Documenten ordenen
Een ongeordende administratie zorgt vaak voor tijdverlies, foutieve documentversies en dossiers die moeilijk teruggevonden worden. Door documenten op een logische en uniforme manier te ordenen, ontstaat meer structuur binnen uw organisatie en verlopen dagelijkse administratieve processen efficiënter. Bij Ariës helpen wij bedrijven in Vlaanderen, Brussel en Nederland om hun documentstromen overzichtelijk te organiseren, zowel fysiek als digitaal.
Creëer structuur en overzicht binnen uw administratie
Tot 40% tijdswinst
Tot 60% plaatsbesparing
Zowel fysieke als digitale opslag
Documenten ordenen begint bij een duidelijke structuur
Documenten ordenen draait niet alleen om klasseren, maar vooral om een vaste werkwijze binnen uw administratie. Wanneer medewerkers documenten op verschillende manieren bewaren of benoemen, ontstaat snel onduidelijkheid binnen dossiers en archieven.
Een efficiënte documentstructuur start daarom met duidelijke afspraken rond:
- Vaste documentlocaties
- Uniforme dossieropbouw
- Logische naamgeving
- Centrale opslag
- Duidelijke toegangsrechten
Met onze professionele documentoplossingen helpen wij bedrijven om een overzichtelijke documentwerking op te zetten die afgestemd is op hun dagelijkse administratie.
Heb je nog vragen
Hoe wij helpen bij het ordenen van fysieke en digitale documenten
Een overzichtelijke administratie vraagt om een duidelijke structuur voor zowel fysieke als digitale documentstromen. Daarom helpen wij organisaties om documenten logisch te organiseren volgens vaste werkwijzen en efficiënte klassering.
Fysieke opslag
Voor fysieke documenten werken wij met laterale dossieropslag, kleurcodering, compacte archiefsystemen en praktische oplossingen voor actieve dossiers. Daardoor blijven documenten sneller toegankelijk en overzichtelijk georganiseerd binnen de dagelijkse administratie. Een professioneel klasseersysteem vormt daarbij vaak de basis van een efficiënte fysieke documentwerking. Ook slimme klasseermappen helpen om dossiers uniform en overzichtelijk te beheren.
Ariës helpt u bij:
- uw actieve dossiers (her)organiseren
- uw archiefruimte (her)inrichten
- uw archief digitaliseren
- uw DMS inrichten (Document Management Systeem)
Schep orde in uw archief met een archiefdoorlichting
- Loopt uw archiefruimte vol?
- Is uw klassement niet (helemaal) op orde?
- Kan het compacter? Gebruikt u te veel systemen naast elkaar? Moeten uw medewerkers (te) lang zoeken naar dossiers?
Wees gerust, u bent niet de enige die met die problemen worstelt. Als expert in documentbeheer is dat voor Ariës dagelijkse kost. Een archiefdoorlichting geeft u gemoedsrust, schept orde in uw archief en rekent definitief af met deze zorgenpost.
Stap succesvol over naar digitaal dankzij de digitaliseringsworkshop
‘We gaan helemaal digitaal.’ Het klinkt mooi, maar zonder de juiste doelstellingen of duidelijke prioriteiten is het vaak onbegonnen werk voor een kmo. Met een digitaliseringsworkshop helpt Ariës u op weg in uw digitaliseringsproces.
Digitale opslag
Daarnaast ondersteunen wij bij het digitaal organiseren van documenten en administratieve workflows. Digitale bestanden worden centraal opgeslagen en gekoppeld aan dossiers, klanten of processen zodat informatie sneller teruggevonden en eenvoudiger gedeeld kan worden.
Voor bedrijven met veel papieren documenten vormt deze combinatie van fysieke en digitale documentorganisatie een belangrijke stap richting efficiënter werken.
Hebt u de nieuwe Ariës catalogus nog niet ontvangen?
Breng opnieuw overzicht in uw documentstromen
Een goede administratie begint bij duidelijke documentstructuren en overzichtelijke workflows. Wij helpen bedrijven om documenten efficiënter te ordenen, zodat medewerkers sneller toegang krijgen tot de juiste informatie en administratieve processen vlotter verlopen. Neem contact met ons op en ontdek hoe uw organisatie meer structuur en overzicht creëert binnen haar documentstromen.
De plaatsbesparing die we realiseerden tegenover ons vroegere systeem is gewoon enorm. Zonder het Ariës systeem hadden we gewoon niet alles kunnen plaatsen in de nieuwe situatie; terwijl we nu zo’n 40% reservecapaciteit hebben gerealiseerd.
Ja, ik wil meer weten
Reeds 1700 organisaties archiveren efficiënt!
Enkele voorbeelden:
