Archiefsysteem
Een efficiënt archiefsysteem helpt bedrijven om documenten sneller terug te vinden, dossiers overzichtelijk te beheren en administratieve processen beter te organiseren. Ariës ondersteunt bedrijven in Vlaanderen, Brussel en Nederland met slimme oplossingen voor fysieke en digitale archivering, afgestemd op organisaties met grote documentstromen en intensieve administratie.
Ontdek welk archiefsysteem het best past bij uw organisatie
Tot 40% tijdswinst
Tot 60% plaatsbesparing
Zowel fysieke als digitale opslag
Het belang van een goed georganiseerd archiefsysteem
Veel bedrijven verliezen dagelijks tijd doordat documenten verspreid staan over verschillende kasten, gedeelde drives of lokale opslaglocaties. Daardoor ontstaan onduidelijke documentstructuren, dubbele dossiers en archieven die moeilijk beheerd kunnen worden. Een eenduidig archiefsysteem brengt opnieuw structuur in uw administratie en zorgt ervoor dat documenten logisch georganiseerd blijven binnen één duidelijke werkwijze. Dat verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar vermindert ook de kans dat belangrijke documenten verloren raken.
Heb je nog vragen
Eén archiefsysteem voor fysieke en digitale documenten
Wij combineren fysieke archivering met digitale documentorganisatie, zodat bedrijven documenten centraal en gestructureerd kunnen beheren. Papieren dossiers, digitale bestanden en administratieve documenten worden op elkaar afgestemd binnen één uniform systeem. Daarbij bekijken wij hoe documenten vandaag binnen uw organisatie circuleren en welke archiefstructuur het best aansluit bij uw dagelijkse werking. Zo ontstaat een archiefsysteem waarbij documenten sneller toegankelijk blijven en medewerkers beter kunnen samenwerken.
Ariës helpt u bij:
- uw actieve dossiers (her)organiseren
- uw archiefruimte (her)inrichten
- uw archief digitaliseren
- uw DMS inrichten (Document Management Systeem)
Schep orde in uw archief met een archiefdoorlichting
- Loopt uw archiefruimte vol?
- Is uw klassement niet (helemaal) op orde?
- Kan het compacter? Gebruikt u te veel systemen naast elkaar? Moeten uw medewerkers (te) lang zoeken naar dossiers?
Wees gerust, u bent niet de enige die met die problemen worstelt. Als expert in documentbeheer is dat voor Ariës dagelijkse kost. Een archiefdoorlichting geeft u gemoedsrust, schept orde in uw archief en rekent definitief af met deze zorgenpost.
Stap succesvol over naar digitaal dankzij de digitaliseringsworkshop
‘We gaan helemaal digitaal.’ Het klinkt mooi, maar zonder de juiste doelstellingen of duidelijke prioriteiten is het vaak onbegonnen werk voor een kmo. Met een digitaliseringsworkshop helpt Ariës u op weg in uw digitaliseringsproces.
Sneller documenten terugvinden binnen uw archief
Een goed archiefsysteem draait niet alleen om opslag, maar vooral om terugvindbaarheid en structuur. Wij helpen bedrijven om vaste documentlocaties, duidelijke klasseerstructuren en uniforme werkmethodes op te zetten zodat documenten eenvoudiger beheerd kunnen worden. Dankzij logische kleurcodering en centrale documentorganisatie verliezen medewerkers minder tijd tijdens het zoeken naar dossiers of administratieve documenten. Daardoor blijft belangrijke informatie sneller beschikbaar binnen de dagelijkse werking van uw organisatie.
Hebt u de nieuwe Ariës catalogus nog niet ontvangen?
Compacte archiefoplossingen
Veel organisaties beschikken over grote hoeveelheden papieren documenten, waardoor archieven snel te veel plaats innemen. Wij helpen bedrijven om hun archiefruimte efficiënter te benutten via compacte en doordachte archiefoplossingen.
Wij bieden onder andere:
- Dossierkasten voor gestructureerde opslag
- Archiefrekken, zoals ons Orga-Rack voor maximale plaatsbesparing
- Compacte archiefinrichting voor kleine archiefruimtes
- Maatkasten afgestemd op uw documentstromen
- Kleurcodering voor snellere terugvindbaarheid
- Efficiënte dossierstructuren voor overzichtelijke archieven
Daardoor blijven dossiers overzichtelijk georganiseerd zonder dat archieven onnodig veel ruimte innemen.
Breng opnieuw structuur in uw archief
Met een professioneel archiefsysteem creëert u opnieuw structuur binnen uw administratie en dagelijkse documentwerking. Wij helpen organisaties om fysieke en digitale archieven efficiënter te organiseren zodat documenten sneller teruggevonden worden en administratieve processen overzichtelijker verlopen. Wilt u een efficiënte documentoplossing? Neem dan contact met ons op voor persoonlijk advies over een archiefsysteem op maat van uw organisatie.
De plaatsbesparing die we realiseerden tegenover ons vroegere systeem is gewoon enorm. Zonder het Ariës systeem hadden we gewoon niet alles kunnen plaatsen in de nieuwe situatie; terwijl we nu zo’n 40% reservecapaciteit hebben gerealiseerd.
Ja, ik wil meer weten
Reeds 1700 organisaties archiveren efficiënt!
Enkele voorbeelden:
