U wil uw archief (laten) digitaliseren?

Dat doet Ariës voor u

Z

uw dossiers altijd beschikbaar

ook buiten uw kantoor

Z

100% doorzoekbaar

Z

uw ruimtes vrij voor uw kernactiviteit

Z

gegarandeerd onberispelijke kwaiteit

volledig en zeker

Bulkscanning

Voor documenten die u vaak raadpleegt is de bulkscanprocedure de perfecte oplossing. In geen tijd zetten we uw papieren archief om naar een makkelijk doorzoekbaar digitaal archief, dat u online kunt delen met uw medewerkers. Ariës verzorgt de volledige service van de bulk scanning van uw archief, vanaf het registreren en inpakken van de dossiers over het scannen tot het aanleveren van de gevraagde digitale informatie in PDF formaat of een formaat geschikt voor uw DMS-systeem.

Hoe werkt het?

Ook voor scanning van uw archief volgen we een strikte procedure

1. Preregistratie

De dossiers die uw organisatie verlaten worden één voor één geregistreerd. Dit vormt de basis van de traceerbaarheid van een dossier doorheen heel het scanproces.

Preregistratie
Centrale applicatie
Uniek boxnummer
Inpakken
Status naar uitleensysteem

Preregistratie Cross-ceck

Preregistratie gebeurt typisch op basis van een lijst die uit uw applicatie wordt geëxporteerd
en die wordt afgevinkt tijdens de preregistreerd.

2. Preregistratiecontrole

Scheidingsbladen printen.

Eén schutblad per dossier wordt geprint. Ook wordt één inhoudslijst per archiefdoos geprint.
Bij deze controle wordt in elk dossier het  corresponderende schutblad geschoven.

Scheidingsbladen printen
Quarantaineperiode
Schutblad invoegen

3. Indexverwerking

Indexcontrole

De inhoud van alle gescande archiefdozen wordt softwarematig op volledigheid gecontroleerd. Bij onregelmatigheden wordt de inhoud manueel gecontroleerd. Zo wordt 100% garantie geboden dat elk dossier ook digitaal beschikbaar is.

Indexcontrole
Box volledig
Errox box
Manuele Check

4. Documentvoorbereiding

Een aantal standaardtaken worden uitgevoerd op de dossiers en documenten. Bij de start wordt nogmaals nagegaan of de identificatie op het schutblad klopt met de identificaties vermeld op het dossier.

DossierID-check
Formaatcorrecties
Uitlijning
Errox box
Reparaties
Inhoud-handling

5. Scanning

De inhoud van alle gescande archiefdozen wordt softwarematig op volledigheid gecontroleerd. Bij onregelmatigheden wordt de inhoud manueel gecontroleerd. Zo wordt 100% garantie geboden dat elk dossier ook digitaal beschikbaar isBij de start van het scannen van een voorbereide archiefdoos wordt elk dossiernummer geregistreerd. Bij aanvang wordt de kwaliteit van elke scanner gecontroleerd. Alle vellen worden dubbelzijdig gescand, zowel in Z/W als in kleur. De Z/W resolutie is hoger dan de kleurresolutie en verbetert de OCR. Dubbele doorvoer wordt door ultrasone technologie gedetecteerd, zodat u zeker bent dat elk vel wordt gescand. 

Scanning
Bar Code Reading
Boxregistratie
Kleurcalibratie
manuele check
MultiFeed Dectection

6. Beeldcorrectie & OCR

Onvolkomenheden in een gescand beeld worden gecorrigeerd. Contrastverbetering zorgt voor betere leesbaarheid. Met de crop­functie worden beelden bijgesneden.

Beeldverbetering
Verwijdering van perforatievlekken
Ontspikkelen
Contrast
OCR

Middels “Optical Character Recognition” (OCR) worden beelden omgezet in leesbare tekst. Deze tekst is beschikbaar om vervat te worden in een PDF.

Software rotatie
Deskew
Tekstembedding

7. Scancontrole

De scanoperator controleert het gescande volume: hij telt het aantal schutbladen dat herkend werd, roteert beelden die om gekeerd staan en beoordeelt de kwaliteit van de beelden.

Scancontrole
Dossiers tellen
Beeldrotatie
Leesbaarheid

8. Transmissie

De beelden en XML-bestanden wordne verpakt in een ZIP-formaat via (S)FTP of VPN

Zipbestand
Transmissie
Unzip
Import check

Prijzen en prijscalculatie

Scanning diensten worden aangeboden aan een prijs per opgeleverd beeld. De prijs is meestal een “all-in”-prijs, dit wil zeggen inclusief verpakking, transport, verwerking en oplevering. De prijs varieert van 4 cent tot 10 cent per beeld, en is afhankelijk van een aantal factoren:

  • Volume
    Het totaal aantal vellen, beelden of documenten dat u wilt laten digitaliseren.
  • Moeilijkheid van voorbereiding
    ​Hoeveel nietjes moeten verwijderd worden? Wat is de fysieke status van uw documenten? Moeten er documenten verwijderd worden? Krijgen sommige documenten een apart soort behandeling? Al deze factoren beïnvloeden de prijs. 
  • Kwaliteitscontrole
    ​Wat is de gewenste kwaliteitscontrole? Vertrouwt u op softwarematige correcties of verlangt u manuele controle van gescande beelden? 
  • Indexeercriteria
    ​Hoeveel indexeercriteria heeft u nodig om uw beelden terug te vinden in uw ECM/DMS-software? Waar bevinden deze criteria zich op uw documenten?
  • Aantal velden dat u wilt extraheren
    Hoeveel informatiecomponenten uit uw gescande documenten wilt u onder database-vorm ontvangen
  • Verwerkingstijd
    Wat is de gewenste doorlooptijd?

Wanneer u een duidelijk beeld kan schetsen van uw project, kunnen we een precieze prijs per beeld berekenen. We gaan graag uit van een kleine proefopdracht om de jobvereisten van uw scanopdracht met u te bepalen.​

i-Docs, de methode om uw digitale en papieren dossiers te organiseren

Dé 3 fouten die KMO's maken bij digitalisering

 

Geef je op voor deze actuele tips en officehacks die het documentbeheer in uw kantoor direct funcamenteel zullen verbeteren. U krijgt ze meteen in uw mailbox

Bedankt voor uw aanmelding.