Documenten digitaliseren
Papieren dossiers en fysieke archieven vertragen in veel organisaties nog dagelijks de administratie. Medewerkers verliezen tijd tijdens het zoeken naar documenten, informatie is moeilijk toegankelijk en workflows blijven afhankelijk van manuele verwerking. Door documenten te digitaliseren helpen wij bij Ariës bedrijven om sneller, efficiënter en overzichtelijker te werken met een centrale digitale documentenstructuur.
Maak van uw papieren administratie een efficiënte digitale documentstroom
Tot 40% tijdswinst
Tot 60% plaatsbesparing
Zowel fysieke als digitale opslag
Papieren documenten vertragen uw administratie
Archiefkasten, losse dossiers en papieren documenten zorgen vaak voor vertraging binnen dagelijkse administratieve processen. Zodra informatie manueel opgezocht moet worden of documenten tussen afdelingen circuleren, gaat kostbare tijd verloren en wordt samenwerken minder efficiënt. Door documenten digitaal beschikbaar te maken, ontstaat meer flexibiliteit binnen de dagelijkse werking van uw organisatie. Medewerkers krijgen sneller toegang tot de juiste informatie en dossiers hoeven niet langer manueel opgezocht of doorgegeven te worden. Dat zorgt voor een vlottere samenwerking en minder afhankelijkheid van fysieke archieven.
Heb je nog vragen
Documenten digitaliseren als basis voor efficiënter werken
Documenten digitaliseren draait vandaag om veel meer dan documenten scannen. Wij begeleiden organisaties bij het omzetten van papieren documenten naar een overzichtelijke digitale archivering waarin bestanden centraal beheerd en sneller geraadpleegd kunnen worden. Met OCR-herkenning en automatische classificatie worden documenten digitaal doorzoekbaar en eenvoudiger gekoppeld aan dossiers, klanten of interne workflows. Hierdoor verloopt documentverwerking sneller en blijven administratieve processen beter beheersbaar.
Ariës helpt u bij:
- uw actieve dossiers (her)organiseren
- uw archiefruimte (her)inrichten
- uw archief digitaliseren
- uw DMS inrichten (Document Management Systeem)
Schep orde in uw archief met een archiefdoorlichting
- Loopt uw archiefruimte vol?
- Is uw klassement niet (helemaal) op orde?
- Kan het compacter? Gebruikt u te veel systemen naast elkaar? Moeten uw medewerkers (te) lang zoeken naar dossiers?
Wees gerust, u bent niet de enige die met die problemen worstelt. Als expert in documentbeheer is dat voor Ariës dagelijkse kost. Een archiefdoorlichting geeft u gemoedsrust, schept orde in uw archief en rekent definitief af met deze zorgenpost.
Stap succesvol over naar digitaal dankzij de digitaliseringsworkshop
‘We gaan helemaal digitaal.’ Het klinkt mooi, maar zonder de juiste doelstellingen of duidelijke prioriteiten is het vaak onbegonnen werk voor een kmo. Met een digitaliseringsworkshop helpt Ariës u op weg in uw digitaliseringsproces.
Een duidelijke structuur voor digitale documenten
Een digitale administratie werkt alleen efficiënt wanneer documenten logisch geordend blijven. Daarom helpen wij organisaties om een duidelijke documentenstructuur op te bouwen waarbij fysieke dossiers vertaald worden naar overzichtelijke digitale workflows. Documenten worden centraal opgeslagen en gestructureerd volgens de werking van uw organisatie. Daardoor blijven bestanden sneller toegankelijk en ontstaat meer controle over de volledige administratie. Voor veel bedrijven vormt het digitaliseren van documenten een belangrijke stap richting een goed documentbeheer en minder versnipperde documentstromen.
Hebt u de nieuwe Ariës catalogus nog niet ontvangen?
Digitaliseer uw documentstromen efficiënter
Een goed georganiseerde documentoplossing zorgt voor meer overzicht, snellere toegang tot informatie en minder administratieve vertraging binnen uw organisatie. Wij begeleiden bedrijven bij het digitaliseren van documenten en het opzetten van efficiënte digitale workflows die afgestemd zijn op hun dagelijkse werking. Neem contact met ons op voor advies over een praktische en overzichtelijke aanpak voor documentdigitalisatie.
De plaatsbesparing die we realiseerden tegenover ons vroegere systeem is gewoon enorm. Zonder het Ariës systeem hadden we gewoon niet alles kunnen plaatsen in de nieuwe situatie; terwijl we nu zo’n 40% reservecapaciteit hebben gerealiseerd.
Ja, ik wil meer weten
Reeds 1700 organisaties archiveren efficiënt!
Enkele voorbeelden:
