Digitale archivering
Een efficiënt digitaal archief bespaart bedrijven dagelijks tijd, voorkomt fouten en zorgt ervoor dat documenten snel teruggevonden worden. Met professionele digitale archivering helpt Ariës kmo’s in Vlaanderen, Brussel en Nederland om documenten veilig, overzichtelijk en rechtsconform te beheren. Van contracten en personeelsdossiers tot administratieve documenten: een slim digitaal archief zorgt voor meer structuur, betere samenwerking en efficiëntere processen binnen uw organisatie.
Vraag vandaag nog advies over digitale archivering
Tot 40% tijdswinst
Tot 60% plaatsbesparing
Zowel fysieke als digitale opslag
Wat is digitale archivering?
Digitale archivering betekent veel meer dan documenten opslaan op een gedeelde server of in losse mappenstructuren. Een digitaal archief organiseert documenten op een gestructureerde manier, zodat bestanden eenvoudig teruggevonden, beheerd en beveiligd kunnen worden. Bij moderne digitale archivering worden documenten automatisch verwerkt, gecategoriseerd en gekoppeld aan de juiste dossiers of workflows. Hierdoor ontstaat een uniforme documentstructuur binnen het volledige bedrijf.
Veel organisaties bewaren documenten vandaag nog op gedeelde netwerkschijven, in ERP-systemen of verspreid over verschillende softwareplatformen. Dat leidt vaak tot:
- Onduidelijke mappenstructuren
- Dubbele documenten
- Tijdverlies tijdens het zoeken
- Fouten in versiebeheer
- Onvoldoende controle over bewaartermijnen
Met een professionele documentoplossing voor digitale archivering voorkomt u dat documenten verloren gaan of moeilijk terug te vinden zijn.
Heb je nog vragen
Archief digitaliseren: van papier naar efficiënt documentbeheer
Veel bedrijven beschikken nog over grote hoeveelheden papieren dossiers, contracten en archieven. Het digitaliseren van een volledig archief zorgt ervoor dat bedrijven informatie centraal beschikbaar maken en deze sneller kunnen raadplegen.
Bij Ariës begeleiden we bedrijven stap voor stap bij de digitalisatie. Daarbij bekijken we:
- Welke documenten actief gebruikt worden
- Welke dossiers wettelijk bewaard moeten blijven
- Hoe documenten best gestructureerd worden
- Welke workflows geautomatiseerd kunnen worden
Een professioneel traject voorkomt chaos tijdens de overstap naar digitaal documentbeheer. Daarnaast combineren veel bedrijven fysieke opslag met digitale processen. In dat geval kan een slim klasseersysteem perfect geïntegreerd worden met digitale workflows.
Wat zijn de kosten van het digitaliseren van archieven?
De kosten van het digitaliseren van uw archieven hangen af van verschillende factoren. Elk bedrijf heeft namelijk een andere documentstructuur, bewaarbehoefte en hoeveelheid dossiers.
Belangrijke elementen die de kosten van de digitalisatie van een archief beïnvloeden zijn:
- Aantal documenten
- Type dossiers
- Scanning en OCR-verwerking
- Gewenste automatisatie
- Koppelingen met bestaande software
- Bewaartermijnen
- Mate van classificatie
Ariës helpt u bij:
- uw actieve dossiers (her)organiseren
- uw archiefruimte (her)inrichten
- uw archief digitaliseren
- uw DMS inrichten (Document Management Systeem)
Schep orde in uw archief met een archiefdoorlichting
- Loopt uw archiefruimte vol?
- Is uw klassement niet (helemaal) op orde?
- Kan het compacter? Gebruikt u te veel systemen naast elkaar? Moeten uw medewerkers (te) lang zoeken naar dossiers?
Wees gerust, u bent niet de enige die met die problemen worstelt. Als expert in documentbeheer is dat voor Ariës dagelijkse kost. Een archiefdoorlichting geeft u gemoedsrust, schept orde in uw archief en rekent definitief af met deze zorgenpost.
Stap succesvol over naar digitaal dankzij de digitaliseringsworkshop
‘We gaan helemaal digitaal.’ Het klinkt mooi, maar zonder de juiste doelstellingen of duidelijke prioriteiten is het vaak onbegonnen werk voor een kmo. Met een digitaliseringsworkshop helpt Ariës u op weg in uw digitaliseringsproces.
Rechtsconforme digitale archivering
Steeds meer bedrijven moeten voldoen aan wettelijke verplichtingen rond documentbewaring, GDPR en digitale bewijsvoering. Daarom is rechtsconforme digitale archivering vandaag erg belangrijk. Een professioneel systeem voor digitale archivering zorgt voor gecontroleerde toegang, audittrails, veilige opslag, correcte bewaartermijnen, versiebeheer en digitale bewijskracht. Hierdoor blijven documenten juridisch betrouwbaar en correct beheerd, terwijl medewerkers toch snel toegang behouden tot de juiste informatie. Voor bedrijven met HR-processen kan bijvoorbeeld een digitaal personeelsdossier een belangrijke meerwaarde bieden binnen een veilige en conforme documentomgeving.
Hebt u de nieuwe Ariës catalogus nog niet ontvangen?
Onze software voor documentarchivering
Onze software voor documenten te archiveren, Starke-DMS®, werd specifiek ontwikkeld voor kmo’s die eenvoud, structuur en efficiëntie zoeken. Documenten worden automatisch verwerkt, centraal opgeslagen en snel teruggevonden via slimme zoekfuncties en duidelijke workflows. Dankzij koppelingen met ERP- en administratieve systemen blijven documenten overzichtelijk beheerd binnen één centrale omgeving.
Maak een afspraak met onze experten
Wilt u documenten sneller terugvinden, administratieve processen verbeteren en uw archief digitaliseren op een professionele manier? Wij helpen bedrijven in Vlaanderen, Brussel en Nederland met betrouwbare software en advies voor digitale archivering en documentbeheer. Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak en ervaar hoe uw organisatie beter kan werken met een slim digitaal archief.
De plaatsbesparing die we realiseerden tegenover ons vroegere systeem is gewoon enorm. Zonder het Ariës systeem hadden we gewoon niet alles kunnen plaatsen in de nieuwe situatie; terwijl we nu zo’n 40% reservecapaciteit hebben gerealiseerd.
Ja, ik wil meer weten
Reeds 1700 organisaties archiveren efficiënt!
Enkele voorbeelden:
