Slim documentbeheer voor elke KMO

Uw documenten slim beheren, het is een vak apart. Mag het van u wat sneller, gemakkelijker en compacter? Laat uw documentmanagement dan onder handen nemen door een echte vakman.

Wilt u:

uw administratie sneller afhandelen?
tijd besparen in het werken met documenten?
uw bestanden correct opslaan en vlug terugvinden?
nieuwe medewerkers efficiënt inwerken?
uw aankoopfacturen direct verwerken dankzij effectieve automatisering?
uw personeels-, project-, of klantendossiers beter digitaal gebruiken?
uw archiefruimte opruimen?
uw papieren dossiers tot 60% compacter maken?
meer digitaliseren?

Schakel dan Ariës in, uw expert in documentmanagement.

Optimaliseer uw documentbeheer met een vakman

Uw medewerkers die alle documenten altijd, direct en zelfstandig terugvinden. Dát is het doel van documentmanagement.

Jan Pissierssens

dé heer in documentbeheer

Met ruim dertig jaar ervaring heeft Ariës een doeltreffende methode ontwikkeld om uw kmo te ondersteunen in effectief documentbeheer. Zo bespaart u niet alleen tijd en geld, maar werkt u ook vlotter én veiliger.

Meer weten over de Ariës methode om uw documentbeheer te optimaliseren?

orde of wanorde - ook voor uw digitale bestanden

Electronisch documentbeheer

De belangrijkste eigenschap van een documentmanagementsysteem (DMS)? Dat elke gebruiker gegarandeerd altijd direct het juiste document terugvindt. Op eigen houtje, zonder het aan een collega te vragen.

Dat is precies wat Ariës realiseert bij al zijn kmo-klanten: het Starke-DMS van Ariës is speciaal ontworpen voor kmo’s en is inzetbaar bij alle doelgroepen en voor alle toepassingen. Denk maar aan:

goedkeuring van aankoopfacturen
contractenbeheer
personeelsdossiers
klantendossiers
technische installatiedossiers
kwaliteitsmanagement
leveranciersdossiers
projectdossiers
juridische dossiers
automatisering van documentprocessen
…

orde of wanorde - ook voor uw papieren dossiers

Papieren dossiers en archief



Tip

Bespaar 60% plaats en 40% tijd met uw papieren dossiers

Hebt u ook nog papieren dossiers? U bent niet alleen. Sommige documenten kunnen niet digitaal worden beheerd, of het loont de moeite niet. Die realiteit zien we dagelijks. Stel u daarom deze vragen:

Loopt mijn archiefruimte vol?
Is mijn klassement niet (helemaal) op orde?
Kan het compacter?
Gebruik ik te veel systemen naast elkaar?
Zoeken mijn medewerkers (te) lang naar dossiers?

Is het antwoord op een of meerdere vragen ja? Wees gerust, u bent niet de enige die met die problemen worstelt. Als expert in documentbeheer is dat voor Ariës dagelijkse kost.

Onze oplossingen voor papieren dossiers zorgen ervoor dat uw medewerkers alle fysieke dossiers snel en gemakkelijk vinden. U bespaart 40 tot 60% plaats. Bovendien worden bottlenecks in het archief geïdentificeerd en opgelost. Resultaat: een efficiënt en doorzichtig klassement.

Meer weten?

Uw archief digitaliseren

Wilt u uw dossiers digitaliseren? Ook daar zorgen we voor. Door middel van uitgekiende procedures digitaliseren we uw archieven op de meest doeltreffende manier. We volgen strenge kwaliteitsnormen en garanderen dan ook een perfect resultaat.

Wilt u ruimte vrijmaken via digitalisatie? Dan is externe confidentiële opslag een optie. Ariës neemt uw archief van u over en bewaart het onder de best mogelijke en beveiligde omstandigheden. Hebt u een dossier nodig? Dan wordt het binnen 60 minuten na opvraging digitaal geleverd. Met confidentiële opslag bespaart u geld en beschikt u vrijwel meteen over alle dossiers in digitaal formaat.

Gebruik uw ordeningsplan voor ál uw documenten
(digitaal en papier)

Werkt u met digitale én papieren documenten en dossiers? Gebruik zelfs dan één enkel ordeningsplan. Dat zorgt voor de nodige homogeniteit.

Ook al bestaan er voor uw digitale archiefbeheer specifieke toegangs- en zoekmethoden, toch is het belangrijk om een globale aanpak uit te werken. Kies voor uw digitale bestanden dezelfde ordeningslogica als voor uw papieren documenten en dossiers.

In een digitale omgeving geeft de ‘verkenner’ het ordeningsplan weer. Het volstaat in die verkenner dezelfde hiërarchische structuur aan te brengen als in het ordeningsplan. De mappen krijgen dezelfde namen als de rubrieken in het ordeningsplan. Sla alle informatie in de juiste submap op.

Hoe ordent u digitale bestanden?

Een digitaal documentbeheersysteem (DMS) maakt gebruik van matrices in plaats van een boomstructuur met mappen. Let er bij de inrichting van uw DMS daarom op dat de logische structuur van uw ordeningsplan behouden blijft.

Tip: Indexering schept geen orde in initiële wanorde. Ook in de DMS-wereld geldt: een digitale chaos blijft een chaos!

Meer weten?