Uw digitale en papieren documenten en bestanden overzichtelijk houden? Ariës toont u hoe het moet. In de vorige twee nieuwsbrieven las u waarom en hoe u dat doet. Ook leerde u hoe u een geschikt ordeningsplan opstelt. In dit derde en laatste deel krijgt u de belangrijkste tips voor een geslaagde ordening van uw documenten en bestanden.
Hoe werkt u een ordeningsplan uit?
Laat uw ordeningsplan opstellen door mensen van de afdeling (in samenwerking met informaticamedewerkers in het geval van digitale bestanden), onder toezicht van het management.
a) Ga na wat er bestaat
Haal inspiratie uit bestaande plannen van uw onderneming of van gelijkaardige organisaties.
b) Maak een ordeningsplan op maat
Het plan moet beantwoorden aan de specifieke noden van uw organisatie én van de persoonsleden die het gaan gebruiken. Kopieer dus nooit een kant-en-klaar plan.
c) Analyseer uw organisatie en bestudeer de workflow
Uit welke afdelingen, functies, taken en activiteiten bestaat uw organisatie? En hoe verloopt de workflow? Lijst alle taken op en breng ze onder in een boomstructuur.
d) Onderzoek de soorten documenten
Ga na welke soorten documenten ontstaan tijdens het uitvoeren van de verschillende taken en functies.
e) Betrek het personeel bij de uitwerking van het plan
Een ordeningsplan gebruiken vereist een mentaliteitswijziging. Het vraagt dus wel wat inzet van het personeel.
Voor een deel of de gehele organisatie
U kunt het best ineens een plan uitwerken dat toepasbaar is in uw hele organisatie. Toch kunt u ook starten met het opmaken van ordeningsplannen per afdeling of per functie.
Hoe voert u een duurzaam ordeningsplan in?
a) Voorzie een test- of proefperiode
Draai enkele maanden op proef om het nieuwe systeem bij te sturen. Neem de tijd om een nauwkeurig en operationeel plan uit te werken. Te vlug van start gaan eindigt vaak met een achterhaald en dus onbruikbaar plan.
b) Maak het ordeningssysteem officieel
Zorg ervoor dat het management het ordeningssysteem ten volle steunt en dat het deel uitmaakt van het kennisbeheer binnen de organisatie. Want het plan vraagt volharding en discipline van alle gebruikers.
Tip
Het management moet volledig achter het ordeningsplan staan.
Het systeem opstellen is een ‘bottom-up’-verhaal, maar voor het invoeren is ‘top-down’ een zachte maar standvastige druk nodig.
c) Stel een gebruikersgids samen
Een handboek of geheugensteuntjes die de ordeningsprincipes helder uiteenzetten zijn onmisbaar. Leg vooral het codificatiesysteem klaar en duidelijk uit.
d) Leid het personeel op
Alle personeelsleden moeten zich betrokken voelen bij het project. Het is belangrijk dat ze de achterliggende ideeën, principes, algemene structuur en praktische werking kennen. Een ruim draagvlak bij de medewerkers is essentieel.
e) Leg een datum vast waarop het plan van start gaat
Vanaf dat moment ordent elke afdeling alle inkomende en uitgaande documenten volgens het plan en krijgen alle bestanden een code.
Tip
Make it fun!
De grootste uitdaging is wellicht de invoering van het ordeningsplan bij uw werknemers. Individuele gewoonten en handelswijzen veranderen is niet evident. Hierin speelt de menselijke factor een essentiële rol. Geef het project een kleedje met een fijn gevoel. Zorg ervoor dat uw personeelsleden de noodzaak van het systeem inzien en overtuig hen van het nut en de voordelen ervan. Zo zullen ze sneller gemotiveerd zijn om het toe te passen.
Pas uw ordeningsplan niet retroactief toe
Uw ordeningsplan dient om de dynamische dossiers en documenten te ordenen. Gebruik het niet om oude documenten te reorganiseren.
Documenten retroactief in een ordeningssysteem integreren is een tijdrovend en vervelend werk. Kies er daarom voor om de bestaande documenten te laten bestaan in de ordening waarin ze zich bevinden.
Tip
Best practice!
Als u een oud document nodig hebt, kunt u het opzoeken en op dat moment integreren in het nieuwe ordeningsplan.
Gebruik uw ordeningsplan voor ál uw documenten
(digitaal en papier)
Werkt u met digitale én papieren documenten en dossiers? Gebruik zelfs dan één enkel ordeningsplan. Dat zorgt voor de nodige homogeniteit.
Ook al bestaan er voor uw digitale archiefbeheer specifieke toegangs- en zoekmethoden, toch is het belangrijk om een globale aanpak uit te werken. Kies voor uw digitale bestanden dezelfde ordeningslogica als voor uw papieren documenten en dossiers.
In een digitale omgeving geeft de ‘verkenner’ het ordeningsplan weer. Het volstaat in die verkenner dezelfde hiërarchische structuur aan te brengen als in het ordeningsplan. De mappen krijgen dezelfde namen als de rubrieken in het ordeningsplan. Sla alle informatie in de juiste submap op.
Hoe ordent u digitale bestanden?
Een digitaal documentbeheersysteem (DMS) maakt gebruik van matrices in plaats van een boomstructuur met mappen. Let er bij de inrichting van uw DMS daarom op dat de logische structuur van uw ordeningsplan behouden blijft.
Tip: Indexering schept geen orde in initiële wanorde. Ook in de DMS-wereld geldt: een digitale chaos blijft een chaos!
Optimaliseer uw documentbeheer
met een professional
U wilt meer of beter met digitale documenten werken, maar u weet niet waar te beginnen? Neem dan contact op met Ariës, de expert in documentmanagement.
Ariës doet meer voor u
U kunt bij Ariës terecht om:
- electronic document management software te installeren
- uw archiefruimte (her)in te richten
- uw actieve dossiers te (her)organiseren
- uw archief te digitaliseren
Uw mensen moeten (te) lang zoeken naar de bestanden op hun pc? U hebt tijd en plaats te kort door uw papieren archief? U wilt uw documentbeheer optimaliseren, maar ziet op tegen het gigantische werk? Ariës helpt u met een grondige archiefdoorlichting. Neem contact op met dé expert in documentmanagement.
Meer weten over onze archiefdoorlichting? Klik hier voor meer info.
Ariës heeft meer dan dertig jaar ervaring in documentmanagement. We helpen uw kmo aan een doeltreffend documentbeheer. Zo bespaart u tijd en geld, en werkt u vlotter en veiliger.
Benieuwd naar meer? Neem contact met ons op of stel uw vraag. Wij helpen u graag verder.