U weet al hoe u de overstap naar digitale dossiers gemakkelijker maakt. Dat hebben we in de vorige nieuwsbrief uitgelegd (lees hier). We bouwden een solide basis met:
● een schema om uw documenten systematisch te ordenen en op te slaan
● een selectiebeleid om overbodige documenten vlug te herkennen
● een procedure om deze documenten te verwijderen en zo tijd, geld en ruimte te winnen
● een efficiënt dossierbeheer, gestandaardiseerd en gecentraliseerd
Nu gaan we verder met de voorbereiding van uw papieren dossiers voor digitalisering.
Tip
Sorteer uw documenten en verwijder alles wat overbodig is voor u elektronisch gaat. Hoe u dat aanpakt? Bekijk daarvoor de vorige blog (lees hier). Hebt u die zaken op orde? Dan volgt een vlotte digitalisering.
Digitaliseer in 4 stappen
Stap 1: inventariseer
Weet precies welke dossiers u hebt en waar ze zijn. Zo kiest u wat u digitaliseert en wat niet. Bedenk ook hoe u de documenten en dossiers na de digitalisering terugvindt en gebruikt.
- Hoeveel dossiers bevat het archief? Welke? En waar bevinden ze zich?
- Welke dossiers wilt u digitaliseren en welke niet?
- Hoe vindt u de documenten/dossiers digitaal terug?
- Hoe wilt u de dossiers (papier en digitaal) na de conversie opslaan, archiveren en consulteren?
Stap 2: maak een conversiedatabase
De conversiedatabase is uw houvast tijdens en na de digitalisering. Handig om:
- de status en locatie van elk dossier te volgen
- de integriteit en volledigheid van uw collectie te verzekeren
- de toegang tot uw informatie te behouden
Conversiedatabase?
Met een conversiedatabase ziet u de inhoud en de status van uw fysieke dossiers en weet u waar ze zich bevinden. U houdt de digitalisering bij. Uw archief blijft intact en u kunt uw dossiers op elk moment raadplegen.
Stap 3: controleer uw collectie
Werkt u met de juiste documenten? Een controle spoort fouten of gaten in uw collectie op en herstelt ze.
- U vindt verloren of misplaatste documenten en dossiers terug en zet ze op hun plaats.
- U houdt alleen de nieuwste versie van elk document bij.
Stap 4: grote schoonmaak
Uw dossiers opschonen: het is een belangrijke stap voor de digitalisering! Overbodige duplicaten weggooien, betekent sneller en goedkoper digitaliseren. Uw nieuwe systeem wordt ook overzichtelijker en gebruiksvriendelijker. Voor een vlotte opruiming:
- plant u de acties vooraf
- voorziet u genoeg materiaal zoals dozen, containers en shredders
- geeft u duidelijke instructies aan uw medewerkers
Tip
Orden en ruim uw archief op voor u het digitaliseert. Dat betekent dat u documenten wegdoet die niet meer relevant, verouderd, dubbel of beschadigd zijn.
Digitaliseer uw archief met een professional
U wilt uw documenten digitaliseren, maar u weet niet waar te beginnen? U zit krap in ruimte of tijd door uw papieren archief? Neem dan contact op met Ariës, de expert in documentmanagement.
Ariës doet meer voor u
U kunt bij Ariës terecht om:
- uw archief te digitaliseren
- uw archiefruimte (her)in te richten
- uw actieve dossiers te (her)organiseren
- electronic document management software te installeren
U wilt uw documenten digitaliseren, maar u weet niet waar te beginnen? U zit krap in ruimte of tijd door uw papieren archief? Neem dan contact op met Ariës, de expert in documentmanagement. Wij helpen u met een grondige archiefdoorlichting.
Meer weten over onze archiefdoorlichting? Klik hier voor meer info.
Ariës heeft meer dan dertig jaar ervaring in documentmanagement. We helpen uw kmo aan een doeltreffend documentbeheer. Zo bespaart u tijd en geld, en werkt u vlotter en veiliger.
Benieuwd naar meer? Neem contact met ons op of stel uw vraag. Wij helpen u graag verder.