Hoe stoomt u uw papieren archief klaar voor digitalisering?
Wilt u de digitale weg op met uw archief? Hou dan rekening met deze twee tips:
1. Leg een goede fundering voor uw documentbeheer.
2. Formuleer realistische doelstellingen voor de digitalisering van uw documenten.
In deze tweedelige nieuwsbrief ontdekt u hoe die fundering eruitziet (deel I) en hoe u uw archief voorbereidt op de transitie (deel II).
Organiseer uw documentbeheer
Het belangrijkste dat u moet doen vóór u elektronisch gaat? De geldende ‘best practices’ voor documentbeheer toepassen! Want als uw papieren documentbeheer niet vlot werkt, zullen alle moeilijkheden en uitdagingen overvloeien naar het nieuwe systeem.
Tip
Als uw huidige documentbeheer niet goed is georganiseerd, zult u die problemen ALTIJD meenemen naar het digitale systeem. Alleen een goede fundering van uw documentbeheersysteem helpt u om efficiënte processen op te zetten om uw papieren én digitale documenten te bewaren en terug te vinden.
Deze vier zaken moeten tiptop in orde zijn voor u elektronisch gaat
1. Classificatiesysteem en bewaarschema
- Het classificatiesysteem verdeelt uw documenten in categorieën:
- volgens de functie van het document
- volgens de structuur van uw organisatie
- volgens hoofdonderwerp
De verschillende activiteiten van uw bedrijf vindt u er dus in terug.
- Het bewaarschema bepaalt hoelang u de documenten van de verschillende categorieën moet bewaren om aan legale of operationele vereisten te voldoen.
2. Selectiebeleid
Wat houdt u bij en wat niet? Een duidelijk selectiebeleid is de hoeksteen van elk effectief documentbeheersysteem. Neem hierin op:
- welke documenten u wilt bewaren
- de verklaring om niet-relevante of tijdelijke documenten te verwijderen
- op welke basis die verwijdering gebeurt
Tip
Hou nooit ál uw documenten bij. Dat heeft meestal geen enkele zin of is zelfs contraproductief.
3. Vernietigingsproces
Als een document aan het einde van zijn bewaartermijn is gekomen, kunt u het in principe vernietigen. De vernietiging van documenten gebeurt volgens een duidelijk omschreven werkwijze. Vermeld hierin:
- hoe u de vernietiging goedkeurt
- welke methodes van vernietiging u gebruikt
- hoe u de vernietiging al of niet certificeert
- hoelang u het vernietigingsbewijs bewaart
4. Standardisatie en centralisatie
Spreek een vaste manier af om aan dossiers van dezelfde aard te werken. Zo schakelt u gemakkelijker over naar digitaal.
De dossiers moeten:
- een standaard beschrijving krijgen (naam, nummer of een eenduidige identificatie)
- onderverdeeld worden in consistente subcategorieën
Tip
Breng – als het kan – de dossiers van eenzelfde categorie onder in dezelfde centrale fysieke ruimte.
Loopt uw archiefruimte vol? Zoeken uw medewerkers (te) lang naar een dossier? Of wilt u uw archief digitaliseren? Wij gaan samen met u op zoek naar dé oplossing met een archiefdoorlichting.
Ariës helpt u met:
- uw archief digitaliseren
- uw archiefruimte (her)inrichten
- uw actieve dossiers (her)organiseren
- Electronic Document Management Software installeren
Lijkt een archiefdoorlichting iets voor u? En wilt u er alles over weten?
Dankzij Ariës bezuinigt u effectief op tijd én geld. Want met meer dan dertig jaar ervaring in documentmanagement helpt Ariës uw kmo met doeltreffend documentbeheer.
Benieuwd naar meer? Neem contact met ons op