U verhuist? Uw archief ook!

Zo pakt u uw archiefverhuizing aan

Als u verhuist, verhuist uw archief wellicht mee. Dankzij deze 9 stappen verloopt uw archiefverhuizing vlekkeloos.

1. Plan zorgvuldig

Stel een tijdschema op

Leg zo snel mogelijk de datum van de verhuizing vast. Bekijk dan het aantal werkdagen dat u hebt om te verhuizen én de voorbereidingstijd die u daarvoor nodig hebt.

Duid interne verantwoordelijken aan

Wijs medewerkers aan die de voorbereiding, de uitvoering en de opvolging van de verhuizing zelf organiseren en opvolgen.

Breng de beginsituatie in kaart

• Stel een complete inventaris op van uw archief:
  • Maak een lijst van plaatsen waar u dossiers bewaart.
  • Maak een lijst van het bestaande archief, per lokaal
  • Meet de volledige huidige omvang van het archief
• Verhuist u de bergingsystemen ook?
  • Voorzie dan tijd om ze te demonteren en opnieuw op te bouwen.
• Kunt u de verpakking nog gebruiken?
  • Als de dossiers moeten worden (her)verpakt, voorzie daar dan tijd en budget voor.

Breng de eindsituatie in kaart

• Bekijk en meet de inrichting van de nieuwe lokalen, de afstand tussen de huidige en de nieuwe locatie, de toegankelijkheid voor verhuisvoertuigen, de breedte van de gangen, de hoogte van de deuren en de locatie en afmetingen van de liften.
• Maak op basis van uw plan van de nieuwe lokalen een ontwerp en plan van inrichting voor de archiefrekken. Zo weet u zeker dat u in de nieuwe lokalen voldoende ruimte hebt, of eventueel zelfs over reservecapaciteit beschikt.
• Laat u hiervoor eventueel bijstaan door een specialist.

2. Selecteer vooraf het te verhuizen archief

Bereid de selectie voor

Het is slim om voor de verhuizing het archief te selecteren:

• Identificeer wat u wilt verhuizen en wat niet.
• Verwijder onverbiddelijk het overbodige archief.
• Zo reduceert u uw archiefcapaciteit aanzienlijk, wat zorgt voor een compacter en overzichtelijker archief.

Selecteer!

• Selecteer het archief in functie van de richtlijnen die u hebt opgesteld. Daarbij houdt u rekening met uw eigen wensen en eventuele wettelijke voorschriften of richtlijnen van uw beroepsorganisatie.
• Om het helemaal tiptop in orde te maken, houdt u een lijst bij van de eventueel vernietigde dossiers.

3. Reinig uw archief en verpak het

• Het regelmatig reinigen en onderhouden van documenten of dossiers is een fundamentele voorwaarde voor een correcte archivering. Als het archief al lang niet meer is gereinigd, doet u dat het best vóór de verhuizing. Gebruik hiervoor een stofzuiger met HEPA-filter.
• Het is een goed idee om het archief in nieuwe, kwalitatieve en zuurvrije archiefdozen te verpakken.

4. Plan de plaatsing van het archief in de nieuwe lokalen

• Zorg ervoor dat de nieuwe ruimtes correct worden voorzien van de nodige opbergmeubels.
• Stel een plan op waarop de inhoud van alle rekken wordt aangegeven. Zo hebt u een overzicht van welke dossiers in welke rekken staan.
• Hou hierbij rekening met de manier waarop u het archief wilt organiseren (per dienst, per soort dossier …).
• De toegankelijkheid van de lokalen, de raadpleegfrequentie en de frequentie van eventuele aanvullingen zijn ook interessante gegevens om mee op te nemen in uw plan.

5. Kies de verhuizer

Voor de verhuizing van uw archief kiest u voor een externe verhuizer of voor eigen medewerkers.

Denk er wel aan dat niet alle externe verhuizers weten hoe je een archief op correcte wijze verhuist. Vermijd dat dozen zoekraken of dat de volgorde van het archief in de nieuwe locatie een totale chaos wordt!

6. Identificeer het over te brengen archief en de plaats van aankomst.

Stel een inventaris op van het te vervoeren archief: per dienst, lokaal van vertrek en lokaal van aankomst.

Hoe nauwkeuriger de identificatie gebeurt, hoe kleiner de kans op verlies. Kopieer de inventaris en bezorg hem aan de verhuizers en de begeleidingsploeg.

Verpak het archief en voorzie de kisten en dozen van een kenmerk

Eenmaal in archiefdozen verpakt, wordt uw archief in verhuiskisten ingepakt of meteen in een verhuiskar geladen.

• Vermeld elke doos, kist of kar in de inventaris.
• Maak elke doos, kist of kar herkenbaar met stevige etiketten.
• Vermeld het volgnummer, de naam van de dienst en het lokaal van aankomst.
• Breng de aanduidingen aan op de bovenkant van de doos én op de zijkant die zichtbaar is wanneer de doos of kist in het rek is geplaatst op de plaats van aankomst.
• Sluit de dozen goed af zodat de documenten er tijdens de overbrenging niet kunnen uit vallen.

7. Plan de overbrengingen

Stel een nauwkeurig schema op van het over te brengen archief dat de dag, de dienst en de lokalen van vertrek en aankomst vermeldt.

Voorzie ook ruimte op het schema waarop de verhuisploegen eventuele opmerkingen kunnen noteren.

8. Verhuis!

Stel een ploeg samen

• Maak ploegen en voorzie eventueel vervangers om afwezigheden op te vangen.
• Geef aan iedere ploeg een exemplaar van het overzicht waarin ze eventuele stoornissen, incidenten of vertragingen kunnen noteren.
• Volg de werkzaamheden op.

Regel het inladen

• Breng het archief zo over dat de verhuiskisten en -dozen met het laagste nummer als eerste in de nieuwe rekken komen.
• Plaats de kisten en dozen met het hoogste nummer dus op de bodem van de verhuiskar.
• Plaats de verhuiskarren met daarop de kisten en dozen met de hoogste nummers achteraan in de vrachtwagen.
• De eerste kisten en dozen die uit de vrachtwagen komen, zijn dus die met het laagste nummer.
• Nummer de karren om het werk van de verhuizers te vergemakkelijken.

9. Controleer het archief

Na de verhuizing controleert u het archief zorgvuldig op de plaats van aankomst. Vertrouw dit werk toe aan de ploeg die de verhuizing organiseerde óf aan de betrokken diensten. Die kennen hun archief beter dan wie ook.

Deze controle is de ideale gelegenheid om een echt bestandsnazicht uit te voeren. Breng uw bevindingen samen in een document waarin u het volgende vermeldt:

• de ontbrekende dozen en documenten
• de verkeerd opgeborgen dozen en documenten
• de beschadigde dozen en documenten

Loopt uw archiefruimte vol? Of zoeken uw medewerkers (te) lang naar een dossier? Wij gaan samen met u op zoek naar dé oplossing met een archiefdoorlichting.

Aries help u met:

• uw archiefruimte (her)inrichten
• uw actieve dossiers (her)organiseren
• uw archief digitaliseren
• Electronic Document Management Software installeren

Lijkt een archiefdoorlichting iets voor u? En wilt u er alles over weten?

Hier leest u er alles over

Dankzij Ariës bezuinigt u effectief op tijd én geld. Want met meer dan dertig jaar ervaring in documentmanagement helpt Ariës uw kmo met doeltreffend documentbeheer.

Benieuwd naar meer? Neem contact met ons op