De 7 gouden tips voor slim archiveren

Tip1: De papiermand is je bondgenoot

Gooi direct weg wat je niet nodig hebt!

Inderdaad: de papiermand is je beste vriend als het gaat over efficiënt dossierbeheer. Vermijd overbodige documenten die het overzicht verhinderen en die je ideeën enkel verwarren. Ons brein wordt al voldoende afgeleid door een veelvoud van stimuli, dat we onnodige ruis best kunnen missen.

Gooi dus meteen weg wat je niet nodig hebt! Je dossiers blijven overzichtelijker en handzamer.

Wanneer?

Zodra een dossier afgesloten is, verwijder je onnodige dubbels, oude versies enzovoort. Kuis het dossier uit. Op dat moment is het nog makkelijk want je weet nog exact welke versie de goede is, wat je later nodig kunt hebben en wat overbodig is. Als je dit later moet doen, kost dit dubbel zoveel moeite.

Extra tip! dit geldt trouwens ook voor de digitale dossiers

Ook digitale dossiers kunnen best opgeschoond worden zodra je ze afsluit. Dan vermijd je onduidelijkheid door overbodige versies, dubbels waarvan moeilijk uit te maken is welke de laatste versie enz… . Ook elektronische dossiers moeten opgeschoond worden zodat je overzichtelijke en nette dossiers hebt en fouten kunt vermijden.

Tip 2: Maak een plan

Denk na over je doelstellingen en schrijf dit op.

In de economische wereld is het uitermate belangrijk te weten waar je heen gaat, wat je wil bereiken, ook op het gebied van documentbeheer. Het domein van documentbeheer en digitalisering is dermate uitgebreid, technisch complex en snel wijzigend, dat jij (als leek) er erg snel je weg in kunt verliezen. Zonder duidelijke omschrijving van uw doelstellingen, vereisten en prioriteiten, wordt het erg moeilijk om een overzicht te houden van wat er dient te gebeuren en waarom.
Het vastleggen van uw doelstellingen vraagt enige reflectie, maar loont zeker de moeite en bespaart je aan het einde van de rit veel frustratie en geld.
Enkel als je goed weet hoe en waarom je bepaalde keuzes maakt in verband met het documentbeheer in je organisatie, zal je de betreffende projecten met succes kunnen afronden. Dat wil zeggen; dat de projecten je de beloofde/verwachtte ROI zullen opleveren.

Een Documentair Structuur Plan (DSP)

Een DSP is eenvoudig uitgedrukt een overzicht van welke informatie we moeten (willen) bewaren en hoe we dat doen. We kunnen daar een heel boekwerk van maken, maar dat is in het kader van een KMO niet nodig. Anderzijds is helemaal niets op papier hebben ook niet slim. Vooral omdat onze omgeving niet stilstaat. Technologie wijzigt en dat is niet anders met regels, gebruiken, gedragswijzen, eisen van klanten enz…. Dus we moeten mee en we moeten ons blijven inzetten om de beste te zijn en om onze kwaliteit op alle vlakken te garanderen. Ook over de manier waarop we onze informatie beheren moeten we ons goed documenteren. Daartoe is het DSP het aangewezen instrument.

Een goed begin van een DSP is de geordende lijst van soorten documenten die we hebben en hoe we die willen bijhouden, teugvinden enz.

In principe bevat een DSP minstens deze gegevens:

• Welke documenttypes hebben we?
• Welke soorten dossiers hebben we?
• Hoe vinden we de documenttypes (indexen)?
• Zijn er rubrieken in de dossiers?
• Bewaartermijnen
• Eigenaar van het dossier
• Lokatie (fysiek of digitaal)