Vous désirez (faire) numériser vos archives?

Ariës s’en occupe

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vos dossiers toujours disponibles

de partout au monde

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vos locaux libres pour votre activité principale

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qualité impeccable à 100% garantie

dossiers complets et sûrs

Scanning en masse

Pour les documents que vous consultez souvent, le scanning en masse est la solution indiquée. En un minimum de temps nous convertissons vos archives papier en fichiers numériques, que vous pouvez consulter et partager à loisir avec vos collègues. Ariës prend soin de la totalité du projet, de l’enregistrement, l’emballage et le scannage des dossiers jusqu’à la livraison  de l’information numérique désirée en PDF ou tout autre format souhaité pour votre système GED.

Comment procédons-nous?

Pour la numérisition des archives aussi nous suivons une procédure très stricte.

1. Pré-enregistrement

Les dossiers qui quittent vos locaux sont individuellement enregistrés. Ceci sera la base de la traçabilité de vos dossiers tout au long du processus.

pre enregistrement
application centrale
n° bte unique
emballage
intro dans gestion

Contrôle pré-enregistrement

Le pré-enregistrement s’effectue typiquement à base d’une liste de validation extraite de votre application. Cette liste est cochée lors du pré-enregistrement.

2. Contrôle pré-enregistrement

Impression des feuilles de séparation.

Une feuille de séparation est imprimée par dossier. En plus nous imprimons une liste de contenu par boîte d’archives. Lors de ce contrôle dans chaque dossier nous introduisons la feuille de couverture correspondante.

impression feuilles de separation
controle pre enregistrement
introduction feuilles separation

3. Traitement Index

Contrôle des index

Le contenu de chaque boîte est contrôlé au niveau de la complétude à l’aide de logiciel informatique. En cas d’irrégularité, un contrôle manuel est effectué. Ainsi nous pouvons garantir à 100% que chaque dossier sera disponible sous forme numérique.

 

controle index
box complet
erreur boite
controle manuel

4. Préparation des documents

Un nombre de tâches standard est exécuté sur les documents et les dossiers. Au départ, une fois de plus, il est contrôlé si l’indexation sur la feuille de séparation correspond aux identifications sur le dossier.

controle dossier ID
adaptation format
alignement
retrait attaches metaliques
reparations
manipulation

5. Scanning

Au début du scanning le numéro de chaque dossier se trouvant dans les boîtes d’archives préparées est enregistré. L’opérateur contrôle la qualité des scanners. Toutes les feuilles sont scannées en double face, en couleur et en noir et blanc. La résolution du scanning N/B est plus élevée ce qui améliore le résultat du processus OCR. L’alimentation multiple est détectée à l’aide d’une technologie ultrasonore.

scanning
lecture code bar
enregistrement boite
callibrage couleur
recto verso
detection alimentation multiple

6. Correction image & OCR

Toute imperfection dans une image scannée est corrigée. L’amélioration du contraste augmente la lisibilité. Avec la fonction coupe les images sont recadrées.

amelioration image
correction taches perforation
correction taches
contraste
ocr

A l’aide de Reconnaissance Optique des Charactères (OCR) les images sont converties en texte lisible. Ce texte est disponible pour être intégré dans un fichier PDF.

 

rotation par logiciel
deskew
incorporation textes

7. Contrôle scanning

L’opérateur des scanners contrôle le volume scanné: il compte le nombre de feuilles de séparation qui a été reconnu, remet les
images inversées à l’envers et juge la qualité des images.

 

controle du scan
comptage dossiers
rotation image
lisibilité

8. Transmission

Les fichiers images et XML sont comprimés dans un fichier ZIP et ils vous sont remis via (S)FTP ou VPN.

ficher zip
transmission
unzip
controle importation

Prix et calcul

Les services scanning sont présentés à un tarif par image. Le prix comprend toutes les actions et prestations: enregistrement, emballage, transport, traitement et livraison (transmission).
Il varie entre 4 cents allant jusque 10 cents par image dépendant d’un certain nombre de facteurs:

  • Volume
    La quatité totale des feuilles, images ou documents que vous désirez numériser.
  • Difficulté de la préparation
    Combien d’agraffes faudra-t-il enlever? Quel est l’état physique des documents? Faut)il enlever des documents?
    Faut-il prévoir un traitement spécifique à certains types de documents? Tous ces facteurs influencent le prix, c’est évident.
  • Contrôle qualité
    Quel ​est le taux de contrôle désiré? Vous fiez-vous sur les corrections par logiciel ou préférez-vous de contrôles manuels des images?
  • Critères d’indexation
    Combine d’index demandent vos systèmes ECM/DMS pour y retrouver vos images?Où ces index se trouvent-ils sur les documents?
  • Nombre de champs que vous désirez extraire de vos documents
    Combien de données faut-il extraire des documents et désirez-vous recevoir dans la base de données avec les fichiers.
  • Délai
    Dans quel délai désirez-vous que le projet soit effectué?

Si nous pouvons réaliser une image complète de votre projet, il est possible de vous remettre un prix précis. Eventuellement nous pouvons réaliser un projet ‘test’ qui nous permette d’établir toutes les requêtes de votre projet final.​

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