Des solutions de Gestion de Documents (GED) intelligentes
à la mesure de chaque 
étude notariale

“Nous avons maintenant un classement central clair et net…..”

Notaire A.A, Flandre Orientale

Le notaire nous reçoit dans ses magnifiques nouveaux locaux qu’il occupe avec ses collborateurs depuis novembre 2018. Non seulement est-il extrêmement satisfait des aménagements intérieurs, son choix pour Ariës au sujet de la gestion des dossiers lui enchante particulièrement. C’est une collègue qui lui a fait remarquer les solutions Ariës.
“Les conseils personnalisés et le service d’Ariës tout le long du trajet m’ont charmé beaucoup. Par un dialiogue ouvert nous avons développé un système de classement et de gestion de nos dossiers qui est réellement adapté à nos souhaits. Nous avons gagné énormément d’espace et maintenant nous disposons d’un classement centralisé clair, net et disponible à tous. 
Le système est très performant pour notre organisation interne et nos bureaux sont parfaitement ordonnés. C’est ainsi que nous créons une ambiance sereine et d’efficacité dans notre étude, ce qui naturellement impressionne très positivement les visiteurs.
Nous sommes très satisfaits de notre choix.”
Notaire A.A., Province de Flandre Orientale

Codage couleurs

Réalisez une économie de temps avec un codage couleurs qui répond parfaitement aux besoins de votre étude notariale.
Que vous utlisiez un classement alphabétique, numérique ou autre, Ariës a développé pour votre étude aussi un codage claire qui fera que chaque collborateur puisse retrouver tout dossier en un clin d’oeuil. En cas de besoin le codage sera adapté à vos demandes spécifiques.

codage couleur numérique

Grâce au codage couleurs vous repérez un dossier malclassé tout de suite. Là, où se trouve l’interruption dans les bandes de couleurs vous trouvez le dossier malclassé.

Spécialement conçu pour les études notariales

Grâce à l’indication annuelle, chaque année a une autre couleur. Vous voyez bien les années consécutives dans votre classement. Ainsi, vous pouvez facilement purger les anciens dossiers. 

Le codage numérique procure une identification claire et ordonnée de vos dossiers. Vous pouvez également ajouter des indications supplémentaires comme un dossier bis, ter ou autre….
Tout autre codage est également possible. Parlez-en à votre conseiller.

Le rangement de dossiers le plus compact du marché

Ariës Orga-Rack

Orga-Rack rayonnage d'archives avec 8 niveaux d'Orga-Box facilement accessibles

Les rayonnages d’archives Orga-Rack vous offrent le confort maximal au niveau de capacité et facilité d’emploi. 
Les cassettes Orga-Box coulissent sur toute la longueur dus rayonnages ce qui vous permet de créer de l’espace danse vos archives en un tour de met et sans devoir manipuler des dossiers individuellement.

Armoires faites sur mesure

Les systèmes Ariës se prêtent ausi parfaitement s’intégrer dans les armoires faites sur mesures. Regardez les difficultés avec votre conseiller Ariës.

Ou des rayonnages mobiles?

Vous voulez des rayonnages pour un local d’archives ou des armoires pour le bureau, Ariës vous munit de la solution  la plus pratique et efficace adaptée à votr situation. Avec des produits de la plus haute qualité, provenant de fabriquants parmi les plus importants dans leur branche, Ariës a déjà travaillé pour plus de 300 études notariales. Les rayonnages Ariës sont conçus pour le rangement à haute densité offrant un accès et disponibilité des dossiers optimales. Et conforme aux règles RGDP en plus.

Forster rayonnages d'archives
Forster rayonnages d'archives avec panneaux de finition imprimé spécial
Ariës Forster rayonnages archives chez un client

Archives numériques

Numérisation ou conservation confidentielle?

Dans la vie professionnelle la numérisation est devenue inévitable depuis un certain temps déjà. C’est une bonne chose puisque le travail administratif peut être réalisé nettement plus efficacement grâce aux «outils numériques ». Cependant ce gain d’efficacité ne se fait pas automatiquement. Il est très important de contrôler si les économies sont réalisées ou non. Quels sont les coûts et quels sont les avantages? La numérisation influence le travail administratif dans une étude notariale de plusieurs façons.

Conserver ses archives chez soi ?

Stocker des dossiers dans vos locaux n’est pas forcément le choix le plus efficace. Non seulement il y a un risque au niveau de la sécurité, mais souvent il est possible de mieux rentabiliser votre espace de bureau avec vos activités professionnelles, qui sont, elles, plus rentables que le stockage d’archives.
Ariës vous offre la possibilité de laisser la gestion de vos archives aux vrais spécialistes. Nous conservons vos archives pour vous dans des conditions optimales, climatisées et sécurisées. Le tout à une fraction du prix que cela vous couterait si vous organisiez le stockage de vos archives vous-même.

Pourrais-je encore consulter mes dossiers ?

Bien sûr, vous pouvez toujours consulter vos dossiers, quand vous voulez. Dès que les dossiers quittent vos locaux, vous pouvez consulter l’inventaire de vos dossiers par l’intermédiaire de notre application en ligne. Besoin d’un dossier d’urgence ?
Vous pouvez lancer une demande dans l’application et nous vous remettons le dossier demandé à des conditions claires et nettes, approuvées à l’avance. Soit nous scannons le dossier à l’instant, soit vous recevez le dossier sous forme papier.

Pourquoi ne pas tout numériser ?

C’est possible. Cependant, il est probable qu’un grand nombre de dossiers ne seront jamais consultés. De plus, il est quasiment impossible de prévoir quels dossiers vous voudrez consulter et quels dossiers vous ne consulterez jamais. Par conséquent, il est probable que vous dépenseriez une somme considérable pour la numérisation de dossiers que vous ne consulteriez jamais. Si c’est votre cas, la conservation confidentielle externe peut être une alternative très intéressante et économique. Vous faites conserver vos dossiers à l’extérieur par un spécialiste à des conditions absolument optimales quant à la sécurisation et à la conservation. Ce n’est que quand vous avez besoin de consulter un dossier, que celui-ci est numérisé. En combinaison avec la conservation sécurisée, cette forme de numérisation fait que vous disposerez de vos dossiers de façon numérique sans devoir débourser une somme importante pour la numérisation de toutes vos archives.