Conservation confidentielle:
vos dossiers conservés de façon sûre à 100%
et disponibles sous forme numérique

Z

vos archives disponibles en ligne

sans devoir investir dans la numérisation totale de celles-ci

Z

conservées sous les meilleures conditions possibles

Z

conforme au RGDP

Z

Scanning à la Demande (Scanning on Demand)

vous réquisissionez un dossier, nous vous le remettons dans les plus brefs délais

Z

Possiblité de livraison sous forme physique

Conservation confidentielle

Vous avez dans vos archives un certain nombre de dossiers que vous n’utiliserez jamais ou presque jamais. La question se pose s’il est utile d’investir dans la numérisation de ces dossiers. Une alternative intéressante peut être la conservation confidentielle. Vous donnez vos dossiers en conservation certifiée chez un spécialiste, qui les conserve dans les meilleures conditions possibles. Mais tout d’abord un inventaire à 100% fiable est établi. Alors, à base de cet inventaire, quand vous avez besoin de consulter un dossier, vous le demandez tout simplement. Ensuite vous le recevez soit sous forme numérique par voie électronique, soit sous forme physique livré par un courrier. Simple, efficace et 100% fiable.

Comment procédons-nous?

Afin de vous garantir 100% de fiabilité, nous suivons une procédure très stricte.

1. Pré-enregistrement

Les dossiers qui quittent vos locaux sont individuellement enregistrés. Ceci sera la base de la traçabilité de vos dossiers tout au long du processus.

pre enregistrement
elevement selectif
application centrale
liste de validation

Contrôle pré-enregistrement

Le pré-enregistrement s’effectue typiquement à base d’une liste de validation extraite de votre application. Cette liste est cochée lors du pré-enregistrement.

2. Contrôle pré-enregistrement

Les dossiers sont soigneusement emballés dans des boîtes d’archives spécialement conçues à cet effet. A ce moment chaque numéro de dossier est lié à un numéro de boîte unique.

n° bte unique
emballage
fermeture
intro dans gestion

3. Transport et réception

Au point de chargement les boîtes d’archives sont mises sur des palettes, enveloppées et pourvues d’un numéro de palette. Elles sont transportées par transport direct vers nos dépôts d’archivage.

 

palettisation
emballage
transport

4. Contrôle et conservation confidentielle

A l’arrivée, les numéros des boîtes sont inventarisés et un endroit leur est alloué dans le dépôt. Le contenu des boîtes est re-contrôlé.

enregistrement reception
controle dossier ID
erreur boite
controle manuel
conservation confidentielle

5. Quarantaine

Les index des boîtes et des dossiers sont une nouvelle fois contrôlés. Si nécessaire, les boîtes d’archives sont mises en quarantaine pour une période de 3 mois.

quarantaine
periode quarantaine

6. Scan à la demande

A tout moment un dossier peut être retiré du processus de scannage ou de la conservation à long terme et il peut être scanné ou renvoyé sous forme physique. Ainsi vos dossiers restent tout le temps à votre disposition. Différentes formules sont disponibles selon vos souhaits.

scan a la demande
envoi rapide
livraison urgente
controle identite
livraison par courriel
livraison par courrier
livraison par poste

7. Déstruction confidentielle

Nous détruisons vos dossiers confidentiels conformément à la norme DIN 32757 Niveau de sécurité 1. Le papier détruit est généralement recyclé.

dechiquetage
din32757 niv1
din32757 niv2
recyclage papier

Prix et calcul

Prix au mètre linéaire.

  • Prix une seule fois
    Pour l’enregistrement, l’enlèverment et le transport des archives.
  • Prix annuel
    pour la conservation des archives dans des conditions optimales. 
  • Scanning à la demande (Scanning on Demand)
    Prix service par image pour le consultation des archives

Si nous pouvons réaliser une image complète de votre projet, il est possible de vous remettre un prix précis. Eventuellement nous pouvons réaliser un projet ‘test’ qui nous permette d’établir toutes les requêtes de votre projet final.

i-Docs, de methode om uw digitale en papieren dossiers te organiseren

Les 3 erreurs que font les PME lors de la numérisation

 

Inscrivez aux trucs et asctuces pour la gestion des documents. Ils vous faciliteront la vie dès .... vous les recevez tout de suite dans votre mailbox

Merci pour votre inscription