Conservation confidentielle:
vos dossiers conservés de façon sûre à 100%
et disponibles sous forme numérique

Conservation confidentielle

Vous avez dans vos archives un certain nombre de dossiers que vous n’utiliserez jamais ou presque jamais. La question se pose s’il est utile d’investir dans la numérisation de ces dossiers. Une alternative intéressante peut être la conservation confidentielle. Vous donnez vos dossiers en conservation certifiée chez un spécialiste, qui les conserve dans les meilleures conditions possibles. Mais tout d’abord un inventaire à 100% fiable est établi. Alors, à base de cet inventaire, quand vous avez besoin de consulter un dossier, vous le demandez tout simplement. Ensuite vous le recevez soit sous forme numérique par voie électronique, soit sous forme physique livré par un courrier. Simple, efficace et 100% fiable.

Comment procédons-nous?

Afin de vous garantir 100% de fiabilité, nous suivons une procédure très stricte.

1. Pré-enregistrement

Les dossiers qui quittent vos locaux sont individuellement enregistrés. Ceci sera la base de la traçabilité de vos dossiers tout au long du processus.

Contrôle pré-enregistrement

Le pré-enregistrement s’effectue typiquement à base d’une liste de validation extraite de votre application. Cette liste est cochée lors du pré-enregistrement.

2. Contrôle pré-enregistrement

Les dossiers sont soigneusement emballés dans des boîtes d’archives spécialement conçues à cet effet. A ce moment chaque numéro de dossier est lié à un numéro de boîte unique.

3. Transport et réception

Au point de chargement les boîtes d’archives sont mises sur des palettes, enveloppées et pourvues d’un numéro de palette. Elles sont transportées par transport direct vers nos dépôts d’archivage.

4. Contrôle et conservation confidentielle

A l’arrivée, les numéros des boîtes sont inventarisés et un endroit leur est alloué dans le dépôt. Le contenu des boîtes est re-contrôlé.

5. Quarantaine

Les index des boîtes et des dossiers sont une nouvelle fois contrôlés. Si nécessaire, les boîtes d’archives sont mises en quarantaine pour une période de 3 mois.

6. Scan à la demande

A tout moment un dossier peut être retiré du processus de scannage ou de la conservation à long terme et il peut être scanné ou renvoyé sous forme physique. Ainsi vos dossiers restent tout le temps à votre disposition. Différentes formules sont disponibles selon vos souhaits.

7. Déstruction confidentielle

Nous détruisons vos dossiers confidentiels conformément à la norme DIN 32757 Niveau de sécurité 1. Le papier détruit est généralement recyclé.