« Je recomande le système Ariës avec plaisir et tous ceux qui veulent venir voir, sont le bienvenu….. »
Maître Liesbet De Munck
Grimbergen
“Le gain d’espace que nous avons réalisé est tou simplement énorme, comparé à notre système précédent. Sans Ariës nous n’aurions simplement pas pu ranger tout dans notre nouvelle situation, tandis qu’avec Ariës nous avons encore quelque 40% de capacité de réserve. C’st un sentiment assez conformable, je veux bien avouer.”
Maître de Munck nous reçoit dans ses nouveaux bureaux splendides qu’elle a ajoutés à son domicile privé il y an un an. C’était le moment de reviser la méthode de classement: les classeurs à anneaux et les dossiers emplilés, n’étaient pas toujours ordonnés et surout pas assez accessibles.
“Via la références d’un confrère et de la recherche sur internet, je suis entrée en contacte avec Ariës et nous avons échangés les idées sur les éxigences auxquelles le nouveau système allait devoir répondre. ”, Maître De Munck continue. “Ainsi, pour répondre aux règles RGDP, je voulais passer à un système anonime, donc numérique au lieu d’un classement alphabétique. En plus les chiffres sont indiqués sur les dossiers avec des couleurs, ce qui facilite la recherche énormément. Et si maintenant on reclasse un dossier au mauvais endroit du classement, ça se voit tout de suite. Ce qui est très pratique!”
Maître De Munck a opté pour faire fabriquer des armoires sur mesure et d’y incorporer le système Ariës avec les éléments encastrables Ariës. Ainsi l’esthétique des armoires sur mesure est parfaitement combinée avec l’efficacité des éléments encastrables en acier. Le résultat respire l’ordre et l’efficacité.
“Je veux absolument conseiller le système Ariës à mes confrères et celui ou celle qui veut venir voir est toujours le bienvenue », conclut Maître De Munck, visiblement satisfaite.
Codage couleurs
Grâce au codage couleurs vous repérez un dossier malclassé tout de suite. Là, où se trouve l’interruption dans les bandes de couleurs vous trouvez le dossier malclassé.
Spécialement conçu pour les bureaux d’avocats
Grâce à l’indication annuelle, chaque année a une autre couleur. Vous voyez bien les années consécutives dans votre classement. Ainsi, vous pouvez facilement purger les anciens dossiers.
Le codage numérique procure une identification claire et ordonnée de vos dossiers. Vous pouvez également ajouter des indications supplémentaires comme un dossier bis, ter ou autre….
Ariës Orga-Rack
Les rayonnages d’archives Orga-Rack vous offrent le confort maximal au niveau de capacité et facilité d’emploi.
Les cassettes Orga-Box coulissent sur toute la longueur dus rayonnages ce qui vous permet de créer de l’espace danse vos archives en un tour de met et sans devoir manipuler des dossiers individuellement.
Armoires faites sur mesure
Ou des rayonnages mobiles?
Numérisation ou conservation confidentielle?
Dans la vie professionnelle la numérisation est devenue inévitable depuis un certain temps déjà. C’est une bonne chose puisque le travail administratif peut être réalisé nettement plus efficacement grâce aux «outils numériques ». Cependant ce gain d’efficacité ne se fait pas automatiquement. Il est très important de contrôler si les économies sont réalisées ou non. Quels sont les coûts et quels sont les avantages? La numérisation influence le travail administratif dans une étude notariale de plusieurs façons.
Conserver ses archives chez soi ?
Pourrais-je encore consulter mes dossiers ?
Bien sûr, vous pouvez toujours consulter vos dossiers, quand vous voulez. Dès que les dossiers quittent vos locaux, vous pouvez consulter l’inventaire de vos dossiers par l’intermédiaire de notre application en ligne. Besoin d’un dossier d’urgence ?
Vous pouvez lancer une demande dans l’application et nous vous remettons le dossier demandé à des conditions claires et nettes, approuvées à l’avance. Soit nous scannons le dossier à l’instant, soit vous recevez le dossier sous forme papier.
Pourquoi ne pas tout numériser ?
C’est possible. Cependant, il est probable qu’un grand nombre de dossiers ne seront jamais consultés. De plus, il est quasiment impossible de prévoir quels dossiers vous voudrez consulter et quels dossiers vous ne consulterez jamais. Par conséquent, il est probable que vous dépenseriez une somme considérable pour la numérisation de dossiers que vous ne consulteriez jamais. Si c’est votre cas, la conservation confidentielle externe peut être une alternative très intéressante et économique. Vous faites conserver vos dossiers à l’extérieur par un spécialiste à des conditions absolument optimales quant à la sécurisation et à la conservation. Ce n’est que quand vous avez besoin de consulter un dossier, que celui-ci est numérisé. En combinaison avec la conservation sécurisée, cette forme de numérisation fait que vous disposerez de vos dossiers de façon numérique sans devoir débourser une somme importante pour la numérisation de toutes vos archives.