Uw digitale en papieren documenten en bestanden overzichtelijk houden? Wij tonen u de weg. In onze vorige nieuwsbrief beschreven we waarom, wanneer en hoe u dat doet. In dit deel leggen we uit hoe u een ordeningsplan maakt dat past bij uw organisatie.

Het ordeningsplan: wat en waarom?

Een ordeningsplan is een logisch schema dat u vooraf opstelt om uw documenten en bestanden te ordenen. Zo ordenen al uw medewerkers uw documenten op dezelfde manier. Bovendien vindt u gemakkelijk informatie terug in elke fase van de levensduur van uw documenten. Iedereen gebruikt dus altijd dezelfde ordeningsregels.

Het ordeningsplan: criteria

Een ordeningsplan is een werkinstrument. Het moet passen bij de dossiers, logisch opgebouwd en volledig zijn. Een woordje uitleg bij de twee laatste criteria:

• Logisch opgebouwd

Bouw een hiërarchie op met verschillende onderverdelingen en rubrieken. Ga van algemeen naar specifiek tot u bij de documenten en bestanden aankomt.
Bepaal duidelijke criteria om de documenten en bestanden in rubrieken in te delen. U kunt verschillende criteria gebruiken voor verschillende niveaus. Bijvoorbeeld: voor de grote categorieën kiest u de activiteiten van de afdelingen en bij de rubrieken zet u de onderwerpen (bv. dossiers over aanwerving) of de soorten documenten (inkomende of uitgaande correspondentie).

• Volledig

Een volledig ordeningsplan omvat alle taken van de afdeling (of van de onderneming) en alle soorten documenten die u maakt of ontvangt, zowel digitaal als op papier.

Het ordeningsplan: soorten

Er zijn verschillende soorten ordeningsplannen, afhankelijk van het hoofdcriterium dat u gebruikt om uw documenten en bestanden te ordenen. U kiest voor een functioneel, een structureel of een thematisch ordeningsplan.

1. Het functionele ordeningsplan

Dit plan is gebaseerd op de functies of taken van de organisatie (bv. personeelsbeheer, financieel beheer, logistiek beheer, projectbeheer …). U groepeert de documenten en bestanden die bij een bepaalde functie of taak horen.

Een voorbeeld:

• Personeelsbeheer
  • Aanwerving
    • Aanwervingsprocedures
    • Vacatures
  • Personeelsdossiers
    • Contracten
    • Evaluaties
    • Opleiding/training
    • …

Voordelen:

• Het geeft de context van de documenten en bestanden weer. Zo begrijpt u beter waarom en hoe een document of bestand is gemaakt en gebruikt.
• Het staat los van het organogram van de organisatie. Als het organogram verandert, hoeft u het ordeningsplan niet aan te passen, want de functies zijn meestal stabieler dan de administratieve structuur.
• Het kadert helemaal in de best practices voor digitaal documentbeheer.

Nadeel: het is wat moeilijker om te maken

2. Het structurele ordeningsplan

Dit plan is gebaseerd op de structuur van de organisatie (bv. directie, verkoop/marketing, personeelsafdeling, aankoop, productie …). U groepeert de documenten en bestanden die door een bepaalde afdeling zijn opgesteld of ontvangen.

Een voorbeeld:

• Hrm
  • Aanwervingen
    • Team A
  • Opleiding / Vorming

Voordeel: het plan volgt het organogram van de organisatie en is voor de medewerkers herkenbaar. Het is geschikt voor organisaties met een stabiele structuur.

Nadelen:

• Het moet telkens worden aangepast als het organogram verandert, want een administratieve structuur is vaak onstabiel.
• Een dossier dat door meerdere diensten wordt behandeld is moeilijk te ordenen.

3. Het thematische of systematische ordeningsplan

Dit plan is gebaseerd op het onderwerp, de materie of het thema van de documenten en bestanden (bv. tewerkstelling, contracten …). U groepeert de documenten en bestanden over een bepaalde materie, een bepaald onderwerp of thema.

Voorbeeld:

• Tewerkstelling
  • Contracten
    • Statutairen
    • …

Voordeel: het is erg bruikbaar om documentatie te ordenen.

Nadelen:

• Het houdt geen rekening met de administratieve context van de documenten en bestanden.
• Hetzelfde document of bestand kan over verschillende onderwerpen, materies of thema’s gaan.
• De keuze van de thema’s is vaak subjectief. Dat brengt de eenduidigheid in het gedrang.

Hoe kiest u het geschikte ordeningsplan?

1. Voorkeur voor het functionele ordeningsplan

Professionals in documentbeheer kiezen meestal voor een functioneel ordeningsplan. Waarom? Omdat het gebaseerd is op de functies en activiteiten van de organisatie.

De internationale normen voor archief- en documentbeheer gaan voor het structurele ordeningsplan, gebaseerd op de administratieve procedures. Een thematisch ordeningsplan is goed voor documentatie of boeken, maar niet voor archivering.

2. Mix van methodes

1. In de praktijk werkt het prima om verschillende soorten ordeningsplannen (functioneel, organisatorisch, thematisch) in één plan te combineren. Maar let op: gebruik liever geen verschillende criteria op hetzelfde niveau!

   In de praktijk kiest men vaak voor:

   • een ordening volgens de activiteiten en de functies of volgens de structuur van de organisatie op het hoogste niveau
   • een verdeling per functie of per onderwerp op het onderliggende niveau

3. Voorbeeld van een ordeningsplan

Zo ziet de algemene structuur van een ordeningsplan eruit: schrijf eerst alle functies van uw organisatie op. Rangschik ze daarna op een logische manier:

• eerst de functies van algemeen beheer: dat zijn de ondersteunende taken (personeelsbeheer, financieel beheer, IT …)
• daarna de specifieke, operationele functies die eigen zijn aan uw bedrijf (bv. ‘Installaties’ voor een bedrijf dat technische installaties uitvoert, ‘Consultaties’ voor een adviesbureau, ‘Bouwwerven’ voor een bouwbedrijf …)

Binnen de hoofdrubrieken ordent u de documenten of dossiers chronologisch, alfabetisch of numeriek.

Hoe vindt u elk dossier terug?

1. Codificatie

Een ordeningsplan maakt gebruik van codes. U geeft elke onderverdeling en elke rubriek een unieke code. Zo laat u de niveaus en de volgorde van de categorieën duidelijk zien en vindt u de documenten en bestanden gemakkelijker terug.

Er bestaan verschillende codificatiesystemen met elk hun voor- en nadelen:

• alfabetisch (bv. F voor financiën)
• numeriek: opeenvolgende nummers (van 0001 tot oneindig) of betekenisvolle codes (1000, 1100, 1200 …) of een decimaal numeriek systeem
• alfanumeriek (I.A.1, II.B.2 …)

2. Nummering

Geef elk document, bestand of dossier in elke onderverdeling of rubriek een nummer. Zo legt u gemakkelijk het verband tussen de ordening en de beschrijving ervan.

3. Index

Een index verhoogt het gebruiksgemak van het ordeningsplan. Er zijn twee manieren om een document een code te geven en zo zijn plaats in het ordeningsplan te bepalen:

• U doorloopt de hoofdrubrieken en de onderverdelingen tot u de juiste rubriek vindt.
• U gebruikt een index die de hoofdrubriek en de subrubriek aanwijst.

Optimaliseer uw documentbeheer
met een professional

U wilt uw documentbeheer optimaliseren, maar u weet niet waar te beginnen? U zit krap in ruimte of tijd door uw papieren archief? Neem dan contact op met Ariës, de expert in documentmanagement.
 

Ariës doet meer voor u

U kunt bij Ariës terecht om:

• electronic document management software te installeren
• uw archiefruimte (her)in te richten
• uw actieve dossiers te (her)organiseren
• uw archief te digitaliseren

U hebt tijd en plaats tekort door uw papieren archief? U wilt uw documentbeheer optimsaliseren, maar u ziet op tegen het gigantische werk? Ariës helpt u met een grondige archiefdoorlichting. Neem contact op met de expert in documentmanagement.

Meer weten over onze archiefdoorlichting? Klik hier  voor meer info.

Ariës heeft meer dan dertig jaar ervaring in documentmanagement. We helpen uw kmo aan een doeltreffend documentbeheer. Zo bespaart u tijd en geld, en werkt u vlotter en veiliger.

Benieuwd naar meer? Neem contact met ons op of stel uw vraag. Wij helpen u graag verder.