Waarom is een goede ordening en archivering van documenten essentieel voor uw onderneming?
● Omdat u snel en gemakkelijk uw in- en uitgaande documenten terugvindt.
● Omdat een logische en hiërarchische structuur van uw documenten (ongeacht de drager) uw dienstverlening verbetert.
● Omdat uw medewerkers te veel tijd verliezen met het zoeken van documenten. Zelfs in dit digitale tijdperk!
De komende nieuwsbrieven onthullen de basisregels en enkele praktische tips om een eenvoudig, maar doeltreffend ordeningssysteem op te stellen voor uw organisatie.
Orde in Digitaal én Papier
Deze nieuwsbrief geeft u advies voor zowel papieren als digitale documenten. Voor digitale documenten is het zelfs nog belangrijker om ze goed te ordenen dan voor papieren documenten!
Wat is ordenen?
‘Documenten ordenen’ betekent: ze op een geordende en gestructureerde manier beheren. Dat wil zeggen: u plaatst documenten in een geheel van elementen. Bijvoorbeeld brieven in een dossier en de dossiers in een ordeningsrubriek.
De ordening bestaat uit twee stappen:
- U maakt een ordeningsplan, een logische en duidelijke structuur.
- U brengt de documenten en dossiers in die structuur onder.
Tip
Ordening en opberging (of archivering) zijn niet hetzelfde!
Bij het ordenen van documenten plaatst u de individuele documenten in een context en creëert u een verband tussen de verschillende reeksen = een intellectueel proces.
Bij de opberging of archivering stopt u de documenten op een geordende manier weg (in een map of digitaal) = een materiële actie.
Waarom ordenen?
Er zijn drie redenen om uw documenten goed, ordelijk en toegankelijk te bewaren:
- De wet vraagt het. Dit geldt vooral voor uw boekhouding en financiën.
- Uw beroepsorganisatie of een andere toezichthouder eist een geordende administratie.
- U bewijst uzelf een dienst, want uw documenten ordenen is een administratieve must. Zo vindt u ze snel terug als u ze nodig hebt.
De belangrijkste voordelen van een nauwgezette ordening:
- U beheert uw informatie en kennis efficiënter: u bespaart tijd, verbetert de kwaliteit van uw werk, deelt informatie gemakkelijker en zorgt voor een vlotte dienstverlening.
- U neemt sneller beslissingen op basis van betrouwbare informatie.
- U beschermt gevoelige en persoonlijke data.
Wanneer ordenen?
Orden uw documenten zo snel mogelijk! Hoe eerder u een document ordent, hoe beter u het kunt beheren en bewaren, vooral in samenhang met andere documenten. Zo voorkomt u later veel tijdverlies en frustratie.
Ordening is essentieel:
- in de dynamische fase: u gebruikt het document nog vaak.
- in de semidynamische fase: u gebruikt het document weinig of niet.
- in de statische fase: u archiveert het document definitief.
Moet elk document geordend worden?
Geef elk document een plek in een dossier. Ongeacht de drager: papier, digitaal (op het netwerk, in de cloud, in uw interne softwaresystemen …), foto, video en noem maar op.
Hoe ordenen?
Orden uw documenten volgens een vaste methode en nauwgezet, niet zomaar op goed geluk! Pas dezelfde ordeningsprincipes en -methodes toe op dynamische, semidynamische en statische archieven. De volgende tips gelden voor elke archiveringsfase.
Een digitaal documentbeheersysteem (DMS): oplossing of illusie?
Sommigen denken dat een digitaal documentbeheersysteem al hun ordeningsproblemen oplost. Maar eigenlijk zijn de regels en principes voor digitale archieven hetzelfde als voor papieren documenten. Alleen de technologie is anders. Een DMS is dus geen wondermiddel. Het zet wel aan om uw methodes te verbeteren en ordeningsprocedures te maken die werken voor álle documenten (zowel digitaal als op papier als op gelijk welke andere drager). Bovendien stelt een goed DMS u in staat om uw administratieve procedures te optimaliseren: te verkorten, te vereenvoudigen, te stroomlijnen … Kortom: u wint veel tijd.
1. Wat zijn de ordeningsniveau’s?
● Losse documenten: groepeer losse documenten in een dossier. Een dossier gaat over een zaak, een administratieve procedure of een thema (bv. een personeelsdossier of een rechtszaak).
● Reeksen: dat zijn:
○ documenten die dezelfde vorm hebben of van dezelfde aard zijn (bv. dienstnota’s, vergaderverslagen, registers …)
○ dossiers die bij elkaar horen omdat ze over dezelfde soort zaken, procedures of thema’s gaan (bv. reeksen met personeelsdossiers, reeksen met rechtszaken)
● Alle reeksen in een organisatie vormen een bestand of een archief.
2. Hoe documenten ordenen op basis van kenmerken?
Groepeer uw documenten volgens:
- de vorm of aard van het document: u groepeert de documenten in reeksen.
Bijvoorbeeld: brieven die u krijgt of verstuurt, jaarverslagen, dienstnota’s, rekeningen, vergaderverslagen enzovoort. - De zaak, de procedure of het thema van het document: u groepeert de documenten in dossiers.
Bijvoorbeeld: beheersdossiers, personeelsdossiers, een subsidiedossier, een gebouw, een verbouwing, een investeringsdossier enzovoort.
3. Hoe documenten ordenen in reeksen?
U kunt uw documenten op verschillende manieren ordenen, afhankelijk van wat u handig vindt. Papier kunt u maar op één manier ordenen, maar digitaal zijn er meerdere zoekmogelijkheden voorhanden. Een DMS helpt u daarbij, als u het goed instelt.
Dit zijn enkele manieren om documenten te ordenen:
- chronologisch – bijvoorbeeld: facturen, vergaderverslagen enzovoort.
- alfabetisch – bijvoorbeeld: personeelsdossiers, klanten, leveranciers enzovoort.
- numeriek – bijvoorbeeld: personeelsdossiers, klantendossiers enzovoort.
- systematisch of methodisch – Dit is een ordeningsmanier die u zelf bedenkt of ontwikkelt.
4. Hoe documenten ordenen in een dossier?
In het dossier moet u de documenten ook ordenen. Meestal doet u dat op datum, maar soms maakt u beter subdossiers. Elk subdossier krijgt een naam of een rubriek. Het is handig om voor elke soort dossier dezelfde subdossiers te gebruiken.
Tip
De juiste methode is belangrijk
Kies voor elk document de beste ordening en hou u daaraan!
Hoe kiest u?
- Stem de ordeningsmethode af op de wensen/noden van de gebruikers. Die kunnen verschillen per afdeling.
- Denk vanuit het standpunt van iemand die informatie zoekt. Hoe zoekt u iets op? Hoe vindt u de benodigde informatie het gemakkelijkst terug?
- Hou rekening met de selectierichtlijnen voor statische archieven. Als u bepaalde documenten in een dossier na een tijdje mag (of moet!) vernietigen, is een ordening op datum handiger dan een ordening op alfabet. Een DMS helpt ook hier, door een bewaartermijn aan de documenten toe te kennen.
- Leg een verband tussen de reeksen. Doe dat met een ordeningsplan.
Hoe maakt u zo’n ordeningsplan? Lees het in de volgende nieuwsbrief.
Optimaliseer uw documentbeheer
met een professional
U wilt uw documentbeheer optimaliseren, maar u weet niet waar te beginnen? U zit krap in ruimte of tijd door uw papieren archief? Neem dan contact op met Ariës, de expert in documentmanagement.
Ariës doet meer voor u
U kunt bij Ariës terecht om:
- electronic document management software te installeren
- uw archiefruimte (her)in te richten
- uw actieve dossiers te (her)organiseren
- uw archief te digitaliseren
U hebt tijd en plaats tekort door uw papieren archief? U wilt uw documentbeheer optimsaliseren, maar u ziet op tegen het gigantische werk? Ariës helpt u met een grondige archiefdoorlichting. Neem contact op met de expert in documentmanagement.
Meer weten over onze archiefdoorlichting? Klik hier voor meer info.
Ariës heeft meer dan dertig jaar ervaring in documentmanagement. We helpen uw kmo aan een doeltreffend documentbeheer. Zo bespaart u tijd en geld, en werkt u vlotter en veiliger.
Benieuwd naar meer? Neem contact met ons op of stel uw vraag. Wij helpen u graag verder.