Een titel naar mijn hart boven de column van Peter Hinssen in De Tijd vandaag (14/12/2021): “Eerst organiseren, dan automatiseren.”
In de column behandelt Hinssen de hervorming – en vooral de integratie – van de politiediensten in ons land, die omwille van jarenlange structurele onderbevolking en gebrekkige infrastructuur dringend aan een reboot toe is. Daarbij wordt heil gezocht in verdere digitalisering. Een goede zaak lijkt me. Volgens Hinssen moeten digitale oplossingen de politie naar de 21ste eeuw katapulteren en hij heeft zonder twijfel gelijk.
Daarnaast brengt de schrijver een fundamentele waarheid in herinnering: “Er bestaat een gouden regel bij ICT projecten: eerste (her)organiseren, en dan dan automatiseren.”
Ik kan hem alleen maar 100% bijtreden. Als u als KMO aan de slag gaat met een digitaliseringsproject (Document Management of welke andere toepassing ook), denk er dan vooral aan de zaak goed te organiseren. Volgende vragen verdienen uw aandacht:
- Wat hebben we precies nodig?
- Wat willen we precies bereiken? Welke zijn onze doelstellingen?
- Welke stappen willen/moeten we daarvoor zetten?
- Wat willen we meer doen? Wat willen we beter doen?
- Welke interne processen kunnen we optimaliseren en hoe?
- Welke prioriteiten gaan we stellen?
- Hoe gaan we de zaak beveiligen?
Wist u dat meer dan 2/3 van de digitaliseringstrajecten mislukken of dat hun resultaten sterk onder de verwachtingen blijven? Dat is niet omwille van slechte technologie, dat is omdat men er niet in slaagt de technologie optimaal in te zetten. Al te vaak slaagt men er niet in de technologie zodanig in te zetten dat zij de bedrijfswerking daadwerkelijk te ondersteunt. Zeker op het vlak van documentbeheer (Document Management) is het noodzakelijk goed te onderzoeken wat u nodig heeft en wat u wenst te bereiken. Document Management is een relatief nieuwe tak binnen de informatietechnologie en daarom zijn er nog geen “kant-en-klare” oplossingen voorhanden, met name betreffende de organisatie van het geheel. Die organisatie maak de oplossing echter effectief voor u, zodat ze is aangepast aan uw reële behoefte en uw bedrijf concrete toegevoegde waarde brengt. Met tijd- en efficiëntiewinst.
(Her)organiseren vraagt tijd, inspanning en middelen maar verdient zich altijd driedubbel terug want een mislukt IT-project kost pas echt veel geld.
Digitalisering in documentbeheer en verbetering van de documentprocessen (contractenbeheer, automatisering verwerking van de aankoopfacturen, projectdossiers,…..) biedt hoe dan ook schitterende mogelijkheden! Aan ons om dit succesvol te implementeren door eerst te (her)organiseren, dan te automatiseren.
Jan Pissierssens,
klassementscoach