Kleurcodering & Software

Wiklt u weten hoe kleurcodering ook in uw kantoor uw mensen helpt?

Bel mij voor persoonlijk advies!

Jan Pissierssens

de archiefdokter

kleurcodering

Waarom kleurcodering en hoe?

Hoe vindt u een verkeerd geplaatst direct dossier terug?

Gebruik de kant-en-klare coderingen voor uw administratie

Ariës Label Print

“Kleurcodering is een basisvoorwaarde om een performant archief op te zetten.”

Jan Pissierssens

de archiefdokter

Waarom kleurcodering en hoe?


Waarom kleurcodering?

Bespaar tijd met kleurcoderingen die met uw specifieke archiefbehoeften overeenstemmen (alfabetisch, numeriek of op maat). Hoe kunt u dossiers 40% sneller opzoeken en terugplaatsen? Kleuren spelen in ons dagelijks leven reeds een belangrijke rol en dienen vaak als identificatie- of herkennings-middel. Uw archief is daar ook een perfecte toepassing voor.
Een dossier dat verkeerd werd gearchiveerd wordt door de onderbroken kleurbalk onmiddellijk teruggevonden. Het verlies van informatie behoort daarmee tot het verleden.
Waar bevindt zich het verkeerd gearchiveerde  dossier?
Zonder kleurcodering zijn dossiers alleen met veel moeite en tijd terug te vinden.
met kleurcodering krijg je kleurbalken zodat je veel sneller een dossier kunt vinden
kleurcodering numeriek
kleurcodering alfabetsich

Kleurcodering numeriek

Bij een numerieke kleurcodering ontstaan kleurbalken van 10, 100, 1000 met eenzelfde kleur. U herkent die kleuren van grote afstand en kunt uw dossiers sneller vinden. Onderzoek wijst uit dat u tot 40% tijd bespaart!

Kleurcodering alfabetisch

Bij een alfabetische kleurcodering ontstaan ook kleurbalken,
maar minder regelmatig dan bij een numeriek systeem. Toch
werkt kleurcodering net zo goed, op voorwaarde dat u ook
de naam of onderwerp voluit op de map vermeldt.

kleurcodering verkeerd geplaatst dossier

Vind een verkeerd geplaatst dossier direct terug!

Een dossier dat verkeerd werd gearchiveerd, wordt door de
onderbroken kleurbalk onmiddellijk teruggevonden. Het verlies van informatie behoort daarmee tot het verleden. Waar bevindt zich het verkeerd gearchiveerde dossier? Dankzij de kleurcodering ziet u het meteen staan.
Zonder kleurcodering zijn dossiers alleen met veel moeite en tijd terug te vinden.

Ariës Label Print

VAN ÉÉNMANSZAAK TOT
GROOT BEDRIJF

Ariës Label Print is “ontwerp­ en print”
software om uw archief nog meer te  optimaliseren. U creëert snel en eenvoudig het ontwerp van uw etiket met kleurcodering, tekst, barcodes, beelden en eventueel uw eigen logo. Vervolgens drukt u in een mum van tijd 1 of 10.000 etiketten en in 1 keer.
Met Ariës Label Print gebeurt het aanmaken van de codering veel sneller en verkrijgt u gegarandeerd altijd hetzelfde kwalitatieve resultaat. Daarom is Ariës Label Print dé ideale oplossing voor moderne “dossiergebruikers” en voor iedere organisatie die haar dossieretiketten snel en eenvoudig wil aanmaken. Ariës Label Print drukt uw etiketten af met echte “WYSIWYG” ondersteuning, zodat u meteen het resultaat ziet van wat u heeft ontworpen.
Deze krachtige Windows applicatie verkrijgt de gegevens via rechtstreekse ingave met het toetsenbord of vanuit eender welke beschikbare database.
U genereert hiermee 1 groot label waarop alle gegevens vermeld staan, zodat u geen aparte etiketten meer moet kleven op de mappen.

Ontwerp de codering voor uw dossiers geheel volgens uw wensen

alp label voor website

Ontwerp zelf uw coderingen

Eenvoudig en snel! Met Ariës Label Print

Waarom Ariës Label Print?
Dit zijn de voordelen als u Ariës Label Print gebruikt: 

  • altijd hetzelfde resultaat
  • zeer precies gecodeerde mappen
  • minder voorraad van etiketten (voordeliger)
  • ontwerp van etiketten volledig volgens uw wens
  • gemakkelijk en sneller aanmaken van nieuwe mappen (hoge flexibiliteit)
  • wizard functie om op de meest eenvoudige manier één, tien, honderd of duizenden etiketten te printen
  • volledige “WYSIGWYG” ondersteuning; leverbaar in NL, FR en EN
  • met talloze verschillende standaard “general purpose labels” (adresetiketten, naamkaarten, CD/DVD’s, van A4 tot de kleinste etiketten)
  • besparingsfunctie voor etiketten: startindicatie bij reeds aangebroken vellen
  • afhankelijk van de versie zijn meerdere standaard administratieve coderingen inbegrepen en uit te breiden
  • directe data ophalen uit uw Excel bestand
  • support voor elke specifieke installatie van de klant
  • kleursystemen van andere merken als extra beschikbaar

Gebruik de kant-en-klare coderingen voor uw algemene administratie

De Ariës systemen zijn ideaal voor grotere archieven, maar uw algemene administratie heeft er ook baat bij dat ze goed georganiseerd wordt opgeborgen. Gebruik daarvoor de (kant­-en-­klare) adminstratieve coderingen van Ariës. We hebben ze voor u gemaakt voor klanten, leveranciers, innkoopfacturen, personeel en belastingen.

Hoe zijn deze coderingen opgebouwd?

De kant-en-klare coderingen van Ariës zijn geschikt voor elke administratie

Bovenaan het label heeft u een aanduiding voor het soort dossier: KL voor klanten, LE voor leveranciers enz…
Daaronder ziet u in volle tekst de naam van klant, leverancier, ….. Vervolgens ziet u de hoofdcodering. Voor een alafabetisch archief is dat meestal de 2 eerste letters van de betreffende partij. Die aanduiding kan echter ook een nummer zijn of een periode (jaar en eventueel begin- of eindmaand).

U kunt de coderingen in Ariës Label Print ook aanpassen aan de eigen wensen

alp label klanten met beschrijving

Klanten

U typt de naam (en eventueel voornaam) van de klant in de software en vervolgens worden de 2 eerste letters van de naam gebruikt voor de hoofdcodering. De eerste letter van de voornaam bepaalt dan de subcodering. Handig als u veel klanten met dezelfde familienaam hebt.

Leveranciers

Gelijkaardig als het klantenarchief, alleen met de groepscode “LE” in plaats van “KL”.
Op een 2de tekstlijntje kunt u extra informatie aanbrengen.

Personeel

Idem als het klantenarchief maar PE bovenaan voor “Personeel”. Ook met extra lijn voor extra informatie.

Facturen aankoop

Uw aankoopfacturen wilt u chronologisch per periode of alfabetisch per letter bijhouden. U beslist: voor archivering per periode neemt u enkel het jaar of een begin­ en (eventueel) de eindmaand. Bij de alfabetische archivering kunt u echt op naam per leverancier werken of per letter (in de map “A” komen alle facturen van leveranciers waarvan de naam met A begint enz…)

Belasting

Net als de aankoopfacturen worden deze dossiers meestal per periode bewaard. Met de extra tekstlijn geeft u extra informatie aan.