Confidentiële bewaring:
uw dossiers 100% veilig bewaard en digitaal ter beschikking

Z

Uw archief online beschikbaar

zonder dat u hoeft te investeren in totale digitalisering ervan

Z

Bewaard in beveiligde en geklimatiseerde archiefruimtes

Z

GDPR conform

Z

Scanning on Demand

u vraagt een dossier op, aanlevering binnen 1 werkuur

Z

Mogelijkheid tot fysieke opvraging

Confidentiële bewaring

U heeft in het archief tal van dossiers die u erg zelden of nooit nodig heeft. De vraag stelt zich of het veel zin heeft te investeren in de digitalisering van deze dossiers. Een interessant alternatief kan gevonden worden met confidentiële bewaring. U geeft uw dossiers met een gerust hart in confidentiële bewaring aan een specialist, die in eerste instantie een 100% betrouwbare inventaris van de dossiers opstelt. Wanneer u een dossier nodig heeft, vraagt u het eenvoudig op. U krijgt het gevraagde dossier digitaal of fysiek aangeleverd, zoals u wenst. Eenvoudig, efficiënt en 100% betrouwbaar.

Hoe werkt het?

Om u 100% betrouwbaarheid te bieden geschiedt de confidentiele bewaring volgens een strikte procedure.

1. Preregistratie

De dossiers die uw organisatie verlaten worden één voor één geregistreerd. Dit vormt de basis van de traceerbaarheid van een dossier doorheen heel het proces.

Preregistratie
Selectief plukken
Centrale applicatie
Validatielijst

Preregistratie Cross-ceck

Preregistratie gebeurt typisch op basis van een lijst die uit uw applicatie wordt geëxporteerd en die wordt afgevinkt tijdens de preregistratie.

2. Preregistratiecontrole

De dossiers worden zorgvuldig ingepakt in de archiefdozen, speciaal voor documentarchivering ontworpen. Tegelijkertijd wordt elk dossiernummer gelinkt aan een uniek doosnummer.

Uniek boxnummer
Inpakken
Sluiten
Status naar uitleensysteem

3. Transport en Inname

Aan het laadpunt worden de archiefdozen op pallet geplaatst, omwikkeld en voorzien van een palletnummer.
Ze worden met een direct transport van punt tot punt naar onze depots gebracht.

Palletisering
Omwikkelen
Transport

4. Controle en confidentiele opslag

Bij aankomst worden de doosnummers geïnventariseerd en krijgen ze een magazijnlokatie toegewezen. De inhoud van de dozen wordt nogmaals gecontroleerd.

Inslagregistratie
DossierID-check
Errox box
Manuele Check
Confid.Opslag

5. Quarantaine

De indexen van de dozen en de dossiers worden nogmaals gecontroleerd. Archiefdozen worden indien nodig 3 maanden in quarantaine gehouden.

Scanning
Quarantaineperiode

6. Scan-on-demand

Op elk moment kunnen dringende dossiers uit het scanproces of uit de lange termijnopslag gescand of als origineel dossier teruggestuurd worden. Zo blijven alle dossiers beschikbaar in uw organisatie. Verschillende formules zijn beschikbaar naargelang uw vereisten.

Scan-On-Demand
Snelle Oplevering
Urgente PDF-levering
Identificatiecheck aanvrager
Versturing per email
Versturing per courier
Versturing per post

7. Confidentiële vernietiging

Indien gewenst kunnen we uw dossiers confidentieel vernietigen. Dit gebeurt conform DIN 32757 Security Level 1. U ontvangt een vernietigingscertificaat. Het versnipperd papier wordt voor recyclage vrijgegeven.

Strips Shredding
DIN32757 Security Level 1
DIN32757 Security Level 2
Papierrecyclage

Prijzen en prijscalculatie

Prijs per lopende meter.

  • Eénmalige kostprijs
    Voor ontruiming, transport en registratie van het archief.
  • Jaarlijke prijs
    voor het bewaren van het archief in beveiligde omstandigheden. 
  • Scanning on demand
    Service prijs per stuk indien het archief wordt geraadpleegd

Wanneer u een duidelijk beeld kan schetsen van uw project, kunnen we een precieze prijs per beeld berekenen. We gaan graag uit van een kleine proefopdracht om de jobvereisten van uw opdracht met u te bepalen.​