Uw archief online beschikbaar
zonder dat u hoeft te investeren in totale digitalisering ervan
Bewaard in beveiligde en geklimatiseerde archiefruimtes
GDPR conform
Scanning on Demand
u vraagt een dossier op, aanlevering binnen 1 werkuur
Mogelijkheid tot fysieke opvraging
Confidentiële bewaring
U heeft in het archief tal van dossiers die u erg zelden of nooit nodig heeft. De vraag stelt zich of het veel zin heeft te investeren in de digitalisering van deze dossiers. Een interessant alternatief kan gevonden worden met confidentiële bewaring. U geeft uw dossiers met een gerust hart in confidentiële bewaring aan een specialist, die in eerste instantie een 100% betrouwbare inventaris van de dossiers opstelt. Wanneer u een dossier nodig heeft, vraagt u het eenvoudig op. U krijgt het gevraagde dossier digitaal of fysiek aangeleverd, zoals u wenst. Eenvoudig, efficiënt en 100% betrouwbaar.
Hoe werkt het?
Om u 100% betrouwbaarheid te bieden geschiedt de confidentiele bewaring volgens een strikte procedure.
1. Preregistratie
De dossiers die uw organisatie verlaten worden één voor één geregistreerd. Dit vormt de basis van de traceerbaarheid van een dossier doorheen heel het proces.
Preregistratie Cross-ceck
2. Preregistratiecontrole
De dossiers worden zorgvuldig ingepakt in de archiefdozen, speciaal voor documentarchivering ontworpen. Tegelijkertijd wordt elk dossiernummer gelinkt aan een uniek doosnummer.
3. Transport en Inname
Aan het laadpunt worden de archiefdozen op pallet geplaatst, omwikkeld en voorzien van een palletnummer.
Ze worden met een direct transport van punt tot punt naar onze depots gebracht.
4. Controle en confidentiele opslag
Bij aankomst worden de doosnummers geïnventariseerd en krijgen ze een magazijnlokatie toegewezen. De inhoud van de dozen wordt nogmaals gecontroleerd.
5. Quarantaine
De indexen van de dozen en de dossiers worden nogmaals gecontroleerd. Archiefdozen worden indien nodig 3 maanden in quarantaine gehouden.
6. Scan-on-demand
Op elk moment kunnen dringende dossiers uit het scanproces of uit de lange termijnopslag gescand of als origineel dossier teruggestuurd worden. Zo blijven alle dossiers beschikbaar in uw organisatie. Verschillende formules zijn beschikbaar naargelang uw vereisten.
7. Confidentiële vernietiging
Indien gewenst kunnen we uw dossiers confidentieel vernietigen. Dit gebeurt conform DIN 32757 Security Level 1. U ontvangt een vernietigingscertificaat. Het versnipperd papier wordt voor recyclage vrijgegeven.
Prijzen en prijscalculatie
Prijs per lopende meter.
- Eénmalige kostprijs
Voor ontruiming, transport en registratie van het archief. - Jaarlijke prijs
voor het bewaren van het archief in beveiligde omstandigheden. - Scanning on demand
Service prijs per stuk indien het archief wordt geraadpleegd
Wanneer u een duidelijk beeld kan schetsen van uw project, kunnen we een precieze prijs per beeld berekenen. We gaan graag uit van een kleine proefopdracht om de jobvereisten van uw opdracht met u te bepalen.