één plaats voor al uw documenten
nooit nog documenten verliezen!
dankzij de vakkennis van Ariës kunt u meteen aan de slag
werk van overal met al uw documenten
100% veilig
in de cloud of op uw server
Waarom eFileCabinet/Rubex?
compleet documentbeheer
eFileCabinet/Rubex integreert al uw documenten in 1 centraal systeem, uw DMS (Document Management Systeem)
echte zekerheid
uw documenten en data zijn 100% veilig geëncrypteerd (versleuteld)
prima betaalbaar DMS
eFileCabinet/Rubex is een echte Document Management oplossing en past in ieders budget
direct aan de slag
Met de organisatiekennis van Ariës kunt u meteen werken
“Zoek een Document Management Software die bij u past. Zowel qua budget, personeel en behoefte.”
Welke soorten kantoren gebruiken eFileCabinet/Rubex?
- Accountants en Belastingadviseurs
- Consultants
- Technische installateurs
- Bouwbedrijven
-
Opleiding/scholing
-
Juridisch/Advocatuur
-
Hypotheekverstrekkers
-
Uitvaartverzorging
Maak kennis met Rubex: de nieuwe Cloud toepassing van eFileCabinet
Organiseer uw dossiers met vaste structuren
Zorg ervoor dat uw mensen steeds op dezelfde manier werken. Dat doet u met vast structuren en naamgevingen van de documenten. Dat zorgt voor overzicht. Bijgevolg kunnen uw medewerkers later, altijd documenten terugvinden, zonder het aan een collega te moeten vragen.
E-mail import
Importeer automatisch uw e-mails in eFileCabinet en archiveer ze meteen in een kast, dossier of map.
Desktop App
Rubex werkt ook met een desktop app zodat u maximaal gebruikscomfort behoudt. U sleept bestanden van uw desktop naar de cloud. Met talrijke add-ons integreert u Rubex naadloos om te printen, te scannen en met Microsoft Office te werken.
Workflow
Met Rubex bouwt u moeiteloos uw eigen Workflows. U wordt hierin ondersteund door de visual builder. In het dashboard ziet u de voortgang van de diverse workflows en kunt u elke stap van een worlfkow in detail nagaan.
Deel documenten met externe partijen
Deel documenten op 100% veilige en geïntegreerde wijze met externe partijen. u bepaalt wat de andere zijde al of niet met de gedeelde document kan uitvoeren.
Vraag documenten op aan externe partijen
Met Rubex kunt u zelfs documenten opvragen aan uw klanten, waarbij ze “gast-toegang” krijgen. Daarna worden documenten die de klant u toezendt automatisch correct hernoemd en op de juiste plaats in het DMS bewaard.
Beheer de bewaartermijnen van uw documenten automatisch
Bepaal automatisch de bewaartermijn van de documenten. Hiermee blijft u conform aan de wetgeving, onder andere de GDPR.
Voor welke soorten dossiers en documentenkunt u eFileCabinet gebruiken?
- Klanten
- Leveranciers
- Personeel
- Installaties
- Banken
- Financieel
- Permanente dossiers
- Projecten
- Contractenbeheer
- Goedkeuring inkomende facturen
- Scannen inkomende post
- Ad Hoc scanning
- Aankoop
- Quality Assurance – procedures
- Gebouwen
- Officiële Documenten
- Digitaal archief
- Alle juridische dossiers
- Technisch advies
- Recrutering
- Opleidingen
- Sociale reglementering
- Sociaal overleg
- Compliance
- Audits
- Vaste formulieren
- Beheer prijslijsten
- Offertes
- Verzekeringen
- Arbeidsongevallen
- Schadedossiers
- Alle eigen publicaties