“Ik beveel het Ariës systeem graag aan en wie wil mag altijd komen kijken…..”
meester Liesbet De Munck
Grimbergen
Meester De Munck ontvangt ons in haar prachtige nieuwe kantoor dat in het afgelopen jaar bijgebouwd is aan de privé-woning. Daarbij drong een verbeterd opbergsysteem voor de dossiers zich op. De klassieke ordners en dossiers gestapeld in kasten waren niet altijd even ordelijk en weinig toegankelijk.
“Via de referentie van een andere advocaat en opzoeking op internet kwam ik in contact met Ariës en hebben we van gedachten gewisseld over hoe het nieuwe systeem zou moeten zijn”, gaat meester De Munck verder. “Zo wenste ik omwille van de GDPR regels naar een numeriek systeem te gaan in plaats van een alfabetische ordening op naam. Bovendien zijn de nummers op de dossiers extra met kleuren aangeduid zodat je het meteen ziet als een dossiers verkeerd geplaatst wordt, dat is erg handig.”
Meester De Munck heeft gekozen om maatkasten te laten maken en daarin is het Ariës systeem perfect ingepast met inbouwelementen zodat de esthetiek van de maatkasten wordt gecombineerd met de functionaliteit van staal inbouwelementen. Het resultaat is strak, netjes zeer efficiënt.
“Ik wil het Ariës systeem zeker aanbevelen aan confraters en wie wil kan altijd komen kijken, besluit meester De Munck, duidelijk tevreden.
Kleurcodering
Met kleurcodering vindt u verkeerd geplaatste dossiers dadelijk terug. Daar waar de kleurenbalk onderbroken wordt, zit het verkeerd geplaatste dossier.
Speciaal voor Advocatenkantoren
Dankzij de jaaraanduiding met elk jaar een andere kleur, ziet u mooi de jaargangen in uw archief, zodat u later makkelijk oude dossiers verwijdert of verplaatst.
De numerieke kleurcodering zorgt voor ordelijke en unieke identifiatie van uw dossiers.Eventueel kunt u extra aanduidingen toevoegen zoals cliëntnaam, tegenpartij, subdossiers, enz…
Ariës Orga-Rack
De Ariës Orga-Racks bieden u maximale capaciteit en gebruikscomfort. De Orga-Boxen schuiven door over de totale lengte van het rek zodat u supersnel extra ruimte in het archief toevoegt.
Ook in maatkasten
Digitalisering of confidentiële bewaring?
Digitalisering is een onomkeerbare trend die steeds verder zal doorgaan. Dat is maar goed ook, want met meer digitaal werken kunnen belangrijke kostenbesparingen gerealiseerd worden. Toch komen die kostenbesparingen niet automatisch en is het dus zaak om te blijven streven naar effiiëntie en kosteneffectiviteit. Wat kost het en wat brengt het op? Digitalisering beïnvloedt het werk in een advocatenkantoor in diverse stadia.
Archief zelf bewaren?
Kan ik mijn archief zelf consulteren?
Natuurlijk kunt u dat. U krijgt via de webapplicatie een online over-zicht van alle geïnventariseerde en opgeslagen documenten. Hebt u dringend een document nodig?
Dan vraagt u het op we sturen we u het dossier toe, hetzij onder papiervorm hetzij als gescande PDF.
Met de Ariës Track & Trace online applicatie kunt u zelf uw volledige archief beheren.
Waarom niet alles digitaliseren?
Dat kan zeker. Toch loont het misschien de moeite na te gaan of u alle (vooral de oudere) dossiers nog ooit zult nodig hebben.
In dat geval is het niet denkbeeldig dat u voor digitalisering een behoorlijke som moet uitgeven, voor dossiers die u misschien nooit zult consulteren. Als dat het geval is, kan externe archiefbewaring een zeer economisch alternatief zijn.
U geeft uw dossiers in bewaring in beveiligde omstandigheden en enkel wanneer u het nodig heeft, wordt een
dossier ingescand (scanning on demand). In combinatie met de beveiligde archiefbewaring zorgt deze digitale
oplossing ervoor dat u al uw stukken die u daadwerkelijk nodig hebt, digitaal ter beschikking zijn, zodra u ze nodig heeft.